Handreichung "Kassenführung"

Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist insbesondere für bargeldintensive Betriebe von zentraler Bedeutung. Werden die Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen gravierende Steuernachzahlungen.

Ergänzend zum Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sind eine Vielzahl von weiteren Regelungen (z. B. Kassensicherungsverordnung, Technische Richtlinien, Anwendungserlasse zu § 146, § 146a und § 146b AO, Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) zu beachten, die einer stetigen Änderung unterliegen. 

Ende des Jahres 2024 hatte das Bundesministerium der Finanzen bekannt gegeben, dass ab dem 1. Januar 2025 das elektronische Mitteilungsverfahren zur Verfügung steht. Nach einer jahrelangen Aussetzung der Mitteilungsverpflichtung ist damit der letzte „Baustein“ des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in der Praxis angekommen.  

Weitere Auswirkungen auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung haben sich durch die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 ergeben. Mit der Zweiten Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 14. Januar 2026 (BGBl I 2026, Nr. 10), die im Wesentlichen zum 1. Februar 2026 in Kraft trat, wurde die maßgebliche Grundlage für das Zusammenspiel zwischen Kassenbeleg und E-Rechnung geschaffen. Die Finanzverwaltung hat zudem mit Schreiben vom 19. November 2025 neue Ausführungen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufgaben veröffentlicht, die ebenfalls Konsequenzen für die Kassenführung haben. 

Die „Praxishilfe Kassenführung – Handreichung für bargeldintensive Handwerksbetriebe“ wurde aktualisiert und soll einen Überblick darüber geben, welche Anforderungen durch die Betriebe eingehalten werden müssen. Ergänzt werden die Ausführungen durch Handlungsempfehlungen zur Umsetzung in der Praxis. 

Seit dem 1. Januar 2020 müssen Unternehmen, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge (= Grundaufzeichnungen) mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, dass alle Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 146a Abs.1 Satz 1 AO).

Darüber hinaus sind bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme und die digitalen Grundaufzeichnungen durch eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). 

Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer TSE zu schützen sind, regelt die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV).

Hierzu zählen elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen einschließlich Tablet basierter Kassensysteme oder Softwarelösungen (z. B. Barverkaufsmodule). Diese sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die „Kassenfunktion“ haben.

Über eine „Kassenfunktion“ verfügen elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld wie z. B. Geldkarte, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern) sowie an Geldes statt vor Ort angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z. B. Kassenlade) ist nicht erforderlich.

Kassenwaagen sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO, wenn die Kassenwaagen die technischen Erfordernisse bzw. Funktionalitäten einer elektronischen Registrierkasse erfüllen.

Waagen, die ausschließlich als Wiegesystem genutzt werden und keine technischen Funktionalitäten für eine Nutzung als elektronisches Aufzeichnungssystem besitzen, sind nicht mit einer TSE zu schützen. Für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen ist gleichwohl insbesondere auf die Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht sowie die Einhaltung der Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung zu achten. 

In der Praxis ergeben sich oftmals Fragen zur Sicherungspflicht von Onlineshop-Modulen mit einer TSE, wenn nach erfolgten Bestellungen über den Onlineshop Abholungen mit Barzahlungen vor Ort ermöglicht werden. Die FAQ des BMF enthalten Ausführungen zu der Sicherungspflicht von Onlineshop-Modulen.

• Frage: Erfordert ein System, das grundsätzlich nur unbare Verkäufe zulässt (z. B. ein Webshop), den Einsatz einer TSE?
  Antwort: Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, muss das System nicht über eine TSE verfügen.
• Frage: Wann können elektronische Aufzeichnungssysteme nicht zur Abwicklung von Barzahlungen dienen?
  Antwort: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann nur dann nicht Barzahlungen dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen bereits durch die installierte Software nicht möglich ist. Dieses ist in der Systemdokumentation nachzuweisen, z. B. durch Bescheinigung des Herstellers, eines Fachhändlers oder eines Software-Dienstleisters. Von einer Barzahlungsfunktion ist bereits dann auszugehen, wenn das System softwaretechnisch grundsätzlich durch eine Aktivierung dieser Funktion durch den Steuerpflichtigen in die Lage versetzt wird, eine Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen vorzunehmen. Auf die tatsächliche Verwendung dieser Funktion kommt es nicht an.
• Frage: Muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop mit einer TSE abgesichert werden?
  Antwort: Grundsätzlich muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop nicht mit einer TSE abgesichert werden, unabhängig von der jeweiligen Zahlungsform, da in einem Webshop keine Zahlung vor Ort stattfinden kann. Denn „vor Ort“ bedingt die physische Anwesenheit des Kunden bei dem Bezahlvorgang.

Am 14. Januar 2026 wurde die Zweite Verordnung zur Änderung der KassenSichV im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Die wesentlichen Änderungen betreffen das Taxi- und Mietwagengewerbe.  Die neue Verordnung ist am 1. Februar 2026 in Kraft getreten.

Nach der aktuell gültigen KassenSichV müssen folgende elektronische Aufzeichnungssysteme nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden:

1. Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker,

2. Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,

3. Elektronische Buchhaltungsprogramme,

4. Waren- und Dienstleistungsautomaten,

5. Geldautomaten sowie

6. Geld- und Warenspielgeräte.

Die Definitionen von Waren- und Dienstleistungsunternehmen aus Sicht der Finanzverwaltung ergeben sich aus dem Anwendungserlass zu § 146a AO: 

“Bei Dienstleistungsautomaten im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die gegenüber Kunden und Kundinnen, ohne Zutun von Mitarbeitenden, durch einen selbständigen technischen Vorgang eine Dienstleistung erbringen und deren Abrechnung ermöglichen (z. B. Waschsalonautomaten oder Zugangssysteme bei öffentlich zugänglichen WC-Anlagen). Automatische Zugangssysteme ohne Verbindung zu einem Abrechnungs- bzw. Bezahlsystem sind bereits nach § 1Abs. 1 Satz 1 KassenSichV nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen, da sie keine Kassenfunktion haben.

Bei Warenautomaten im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die nach dem Bezahlvorgang, ohne Zutun von Mitarbeitenden, automatisch einen selbständigen technischen Vorgang ausführen und hierdurch die Ware zur Verfügung stellen 
(z. B. Zigaretten- oder Getränkeautomat).”

Der ZDH hat eine Arbeitshilfe „Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau“ erstellt, der über die Handwerkskammern und die Fachverbände kostenlos bezogen werden kann.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Anwendungsbereich“

• Frage: Müssen bei größeren Softwaresystemen, die auch ein Kassenmodul enthalten, Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die mit dem Verkauf nichts zu tun haben? Beispiel: Bestellung von Ware beim Lieferanten in einer Warenwirtschaft, die für eine verbindlich vereinbarte Veranstaltung bestimmt ist?
  Antwort: Es müssen nur die Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Bestellungen beim Lieferanten über eine Warenwirtschaft gehören nicht dazu, auch wenn sie einem zukünftigen Verkauf eindeutig zugeordnet werden können. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten aufgezeichnet werden.
• Frage: Sind Barverkaufsfunktionen beispielsweise in einer Warenwirtschafts- oder Hotelsoftware per TSE zu schützen?
  Antwort: Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146 definiert: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronische Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software - jedoch nicht das gesamte System - unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der KassenSichV.
• Frage: Wie sind Warenwirtschaftssysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?
  Antwort: Ein Warenwirtschaftssystem ohne Kassenmodul unterliegt nicht dem Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 Kassen­SichV. Steht dem Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul zur Verfügung, darf dieses nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO). Die Anbindung einer TSE ist zwingend erforderlich, wenn der Anwender das Kassenmodul benutzen kann. Soweit Vorgänge ausschließlich bestandsverwaltende Systeme (z. B. Warenwirtschaftssysteme) betreffen, müssen diese nicht durch eine TSE protokolliert und geschützt werden.
• Frage: Wie sind Fakturasysteme zu beurteilen, die über ein optional zuschaltbares Kassenmodul verfügen?
  Antwort: Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D. h., dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO).
• Frage: Müssen auch mobile Endgeräte (sog. Handhelds), mit denen die Bestellung der Kunden an den Kassenserver übertragen wird, bereits an eine TSE angebunden werden?
  Antwort: Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie selbst ein (Teil eines) Aufzeichnungssystem(s) sind, oder als Eingabegerät zu qualifizieren sind. Kann das Gerät offline, ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem und ist selbst unmittelbar an eine TSE anzubinden. Gehen die Funktionen des Geräts hingegen nicht über die Funktionen z. B. einer Tastatur hinaus, handelt es sich um ein Eingabegerät. In diesem Fall werden die erfassten Daten unmittelbar nach Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben.
• Frage: Müssen Auflade- und Entladeterminals durch eine TSE gesichert werden?
  Antwort: Auflade- und Entladeterminals für Geldkarten fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 146a AO und sind nicht durch eine TSE zu schützen, da es sich bei dem Auflade- und Entladevorgang nicht um einen Zahlungsvorgang im Sinne des § 146a AO handelt.
• Frage: Ist bei ausschließlicher Benutzung von aufladbaren Kundenkarten z. B. in Kantinen, auch dann eine Absicherung der Kassen mit einer TSE erforderlich, wenn die Aufwertung dieser aufladbaren Kundenkarten ausschließlich mit Debit- oder Kreditkarten oder anderer Form unbar erfolgen kann und auch eine bare Rückzahlung des Kundenguthabens ausgeschlossen ist?
  Antwort: Auch bei ausschließlich unbarer Aufwertung von aufladbaren Kundenkarten, stellen diese Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine dar. Somit ergibt sich eine Kassenfunktion (ähnlich wie bei Bargeld), so dass eine Absicherung der Kassen mit einer TSE zwingend erfolgen muss. Für die Beurteilung der Kassenfunktion i. S. d. Nummer 1.2 des AEAO zu § 146a sind die unmittelbaren Zahlungsmöglichkeiten am Kassensystem maßgeblich. Die Rückzahlungsmodalitäten sind für die Beurteilung der Kassenfunktion unerheblich.

• Frage: Ist § 146a AO bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts anwendbar?
  Antwort: Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (z. B. Gebietskörperschaften) im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art im Sinne des § 4 Körperschaftsteuergesetz und/oder als Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese u. a. die Ordnungsvorschriften des § 146a AO. Dies beinhaltet auch die Verpflichtung zur Implementierung einer TSE.

  Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (z. B. Gebietskörperschaften) weder einen Betrieb gewerblicher Art im Sinne des § 4 Körperschaftsteuergesetz haben noch Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz sind, gilt die Ordnungsvorschrift des § 146a AO nicht. Infolgedessen ist auch nicht die Mitteilungspflicht § 146a Absatz 4 AO zu erfüllen.

• Frage: Sind Gebühren-Kassen, die ausschließlich im hoheitlichen Bereich eingesetzt werden, durch eine TSE zu schützen?
  Antwort: Eine Pflicht zum Einsatz einer TSE besteht nicht, soweit das System nicht zur Abwicklung steuerlich aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet wird.
• Frage: Handelt es sich bei einem elektronischen Kassenbuch um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO
  Antwort: Die Finanzverwaltung stellt auf den Funktionsumfang ab. Dient das elektronische Kassenbuch nicht ausschließlich der Aufzeichnung zur Dokumentation der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte ((Bargeldbestand, bare (Tages-) Betriebs­einnahmen, bare (Tages-) Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen, etc.)), sondern auch der elektronischen Aufzeichnung zur Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, hat das elektronische Kassenbuch Kassenfunktion i. S. d. Nr. 1.2. des AEAO zu § 146a und fällt somit in den Anwendungsbereich des § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV.
• Frage: Wie wird ein Bezahlautomat definiert und muss ein Bezahlautomat mit einer TSE gesichert werden?
  Antwort: Bei Bezahlautomaten handelt es sich um Automaten, die ausschließlich der baren und unbaren Bezahlung von Waren und Dienstleistungen dienen. Für den Kassiervorgang werden Mitarbeitende für die Besorgung der Zahlungsabwicklung durch den Bezahlautomaten ersetzt. Ein Bezahlautomat kann ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion sein und ist dann mit einer TSE zu schützen. Zur Definition der Kassenfunktion wird auf Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a verwiesen.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Aufzeichnungssystem“

• Frage: Welche Besonderheiten sind bei wechselnden Kassenschubladen zu beachten?
  Antwort: Beim Einsatz wechselnder Kassenschubladen ist kein Kassenabschluss bei jedem Wechsel vorgeschrieben. Die Schublade ist allerdings nicht als ein Aufzeich­nungssystem zu verstehen. Weiterhin bleibt die im Einsatz befindliche Kasse das System, auf das abgestellt wird. Es ist darauf zu achten, dass eine Kassensturz-Fähigkeit hergestellt wird. Diese Anforderung kann erreicht werden, wenn z. B. in den DSFinV-K-Export in der Datei Bon­kopf_Zahlarten die entsprechende Schubladennummer als zusätzliches Feld exportiert würde. Der Datenkranz der DSFinV-K wurde zur Möglichkeit der zusätzlichen Aufnahme system­relevanter Informationen offengehalten (vgl. Nr. 1.3 der DSFinV-K). Auf die Besonderheit eines gemeinsamen Bargeldbestandes mehrerer einzelner Aufzeichnungssysteme ist in einer Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Die Kassensturzfähigkeit kann auch in diesem Fall sichergestellt werden.

  Zur Ermittlung des Bargeldbestandes, zur Abrechnung und Verwaltung einzelner Schubladen getrennt vom eigentlichen Kassensystem genutzte BackOffice-Systeme fallen nicht zwingend unter § 146a AO. Wenn es sich um vollumfänglich getrennte Systeme handelt, müssen die Daten aus diesem System allerdings im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 AO im Rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung gestellt werden können.

   

• Frage: Können elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE und elektronische Aufzeichnungssysteme, die zulässigerweise ohne TSE betrieben werden können (z. B. Fakturierungssystem ohne Barzahlungsfunktion), parallel im Unternehmen eingesetzt werden (z. B. in einem Verkaufsraum)?
  Antwort: Sofern die elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion vollständig und nachvollziehbar (einschließlich vor- oder nachgelagerter Systeme) von anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen, die ausschließlich bargeldlose Zahlungen akzeptieren, getrennt sind, müssen letztere nicht mit einer TSE gesichert werden.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K)“

• Frage: Wie sind Systeme zu behandeln, bei denen „Warenkörbe“ über einen scanbaren Code an die Kasse übertragen werden (z. B. Shop im Shop)?
  Antwort: Erfolgt die Erfassung des „Warenkorbes“ durch ein gesondertes System und das Aufzeichnungssystem übernimmt die Daten, z. B. über einen ScanCode, so müssen nur die Aufzeichnungen des Systems mit einer TSE geschützt werden, das die Bezahlung ermöglicht. In einem solchen Fall wäre das die jeweilige Kasse, an der die Bezahlung vorgenommen wird.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Vorgang“

• Frage: Welche Anforderungen gelten an die “Bezeichnung der Ware bzw. der Leistung” 
  (Nr. 2.2.3.6.2 des AEAO zu §146a)? Wenn eine “handelsübliche Bezeichnung” zu verwenden ist, wie und wo ist diese definiert?
  Antwort: Dies ist in Nr. 2.1.3 des AEAO zu § 146 sowie Abschnitt 14.5 Absatz 15 Sätze 2 ff. des UStAE definiert

Auszug aus dem o.g. BMF-Schreiben:

Insgesamt muss die Bezeichnung einer Leistung in der Rechnung sowohl für umsatzsteuerliche Zwecke als auch für die Erfordernisse eines ordentlichen Kaufmanns den Abgleich zwischen gelieferter und in Rechnung gestellter Ware ermöglichen. So muss auch ausgeschlossen werden können, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird. Die erbrachte Leistung muss sich eindeutig und leicht nachprüfen lassen. 

Regelmäßig wird die nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG grundlegend erforderliche Angabe der Art der gelieferten Gegenstände mit deren handelsüblicher Bezeichnung übereinstimmen. Wenn eine Bezeichnung gewählt worden ist, die der Definition „Angabe der Art“ nicht entspricht, kann diese trotzdem ausnahmsweise ausreichend für eine den Vorschriften entsprechende Leistungsbeschreibung sein, wenn sie eine handelsübliche Bezeichnung darstellt.

Nach dem Urteil XI R 28/18 sind keine allgemeingültigen Aussagen möglich, wann eine Bezeichnung als handelsüblich angesehen werden kann und wann nicht. Vielmehr muss dies unter den Umständen des Einzelfalles entschieden werden. „Handelsüblich“ ist eine Bezeichnung dann, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen den Erfordernissen von Kaufleuten i. S. d. HGB genügt und von Unternehmern in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein (d. h. nicht nur gelegentlich) verwendet wird. 

In Zweifelsfällen ist der Unternehmer nach den allgemeinen Regeln (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 5 und 6 UStAE) nachweispflichtig, dass eine in der Rechnung aufgeführte Bezeichnung (z. B. bloße Gattungsbezeichnung wie „T-Shirts“, „Bluse“ o. ä.) auf der betroffenen Handelsstufe handelsüblich ist.

Die Angabe einer alternativen handelsüblichen Bezeichnung ist nur bei Lieferungen möglich. Bei sonstigen Leistungen ist nach dem Gesetzeswortlaut keine entsprechende Angabe vorgesehen. Vielmehr müssen die Angaben zu einer sonstigen Leistung eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistungen ermöglichen. Der Umfang und die Art der erbrachten Dienst­leistungen sind zu präzisieren, dies bedeutet jedoch nicht, dass die konkreten erbrachten Dienstleistungen erschöpfend beschrieben werden müssen (BFH-Urteil vom 15. Oktober 2019, V R 29/19 (V R 44/16), BStBl 2021 II S. 646 unter Bezugnahme auf das EuGH-Urteil vom 15. September 2016, C-516/14, Barlis 06).

Fortsetzung Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF „Thema: Vorgang“

• Frage: Wie ist der Vorgangsstart genau definiert? Muss z. B. bei einer Vorbestellung/ Reservierung im Restaurant oder bei der Reservierung von Kinokarten ein Vorgang gestartet werden? Wann genau im Bedienablauf muss eine Kommunikation mit der TSE erfolgen?
  Antwort: Laut KassenSichV muss „für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs [...] von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue [TSE-] Transaktion gestartet werden.” Bei Reservierungen, Vorbestellungen oder anderen Vereinbarungen über zukünftige Lieferungen oder Dienstleistungen ist im ersten Schritt also zu entscheiden, ob in diesem Rahmen ein Vorgang begonnen werden muss. Eine hinreichende Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem Geschäftsvorfall kommt, ist beispiels­weise dann gegeben, wenn aufgrund dieses Schrittes bereits Leistungen vorbereitet werden.

  Wenn also aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, ist ein Vorgang zu beginnen. Wenn Anzahlungen geleistet werden oder der Rücktritt von der Bestellung bzw. Reser­vierung zu einer Zahlung führt (z. B. „No-Show“-Gebühr), ist in jedem Fall ein Vorgang zu beginnen. Eine unverbindliche Vorreservierung einer Leistung, die ohnehin erbracht werden wird (z. B. Vorreservierung von Kinokarten, die verfällt, wenn sie nicht bestätigt wird oder auch die Vereinbarung eines Friseurtermins) führt nicht zum Beginn eines Vorgangs. Wenn der aktuelle Bedienvorgang zu einem Vorgangsbeginn im Sinne des AEAO führt, muss in der TSE eine Transaktion gestartet werden, sobald eine relevante Handlung vorliegt. Hierbei kann es sich um den Beginn der Erfassung der Bestellung oder das Scannen von Ware handeln.

• Frage: Wenn mit Bestellungen gearbeitet wird, wie müssen nachträgliche Preisänderungen (die nach der Bestellung, aber vor der Rechnung erfolgen) abgebildet werden?
  Antwort: Alle Veränderungen müssen nachvollziehbar in Form einer Bestellung abgebildet werden. Die Summe aus der Menge multipliziert mit dem Bruttolistenpreis aller Bestellungen muss dem Gesamtbruttobetrag der entsprechenden Rechnungen entsprechen.
• Frage: Müssen Verkostungen/Bruch etc. künftig an der Kasse „verbucht“ werden?
  Antwort: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Bestandsveränderungen über eine Kasse abzubilden. Andere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
• Frage: Wie müssen Trinkgelder behandelt werden?
  Antwort: Trinkgeld an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und somit zu erfassen. Trinkgeld an Arbeitnehmer muss grundsätzlich nicht über das Kassensystem erfasst werden. Sofern Arbeitnehmer-Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufgenommen werden, muss die Kassensturzfähigkeit technisch oder organisatorisch sichergestellt sein.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K)“

• Frage: Muss jede Transaktion, die in der DSFinV-K aufgezeichnet wird, auch über die TSE gesichert werden?
  Antwort: Welche Vorgänge verpflichtend über die TSE abzusichern sind, ergibt sich aus Nr. 1.10 und 1.11. des AEAO zu §146a. Ein darüber hinausgehender Umfang ist möglich.

Grundsätzlich ist jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine TSE zu schützen. Werden mehrere einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme (z. B. Verbundwaagen, Bestellsysteme ohne Abrechnungsteil, App-Systeme) mit einem Kassensystem i. S. v. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV verbunden, wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen mit einer TSE geschützt werden, die alle im Verbund befindlichen elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeinsam nutzen.

Damit sind die nachfolgenden Einbindungen von TSEs möglich:

• Eine sog. „Einfach-TSE“ wird durch eine oder einige wenige Kassen verwendet. Die TSE wird in der Regel aus einem Speichermedium (z. B. microSD-Karten, SD-Karten oder USB-Sticks) bestehen, welches mit einem Sicherheitschip erweitert wurde. 
• Sollen Daten einer größeren Anzahl Kassen gesichert werden, so kann dies mit Hilfe einer „Mehrplatz-TSE“ entweder durch die Einbindung eines Servers oder einer Cloud mit einer Anbindung an das Internet erfolgen. Beide vorgenannten Lösungen erfordern den Einsatz eines Hardware-Sicherheitsmoduls (sog. HSM). Der „TSE-Server“ kann z. B. zentral in einer Filiale des Betriebes platziert werden. Für die Verwendung einer „Cloud-TSE“ ist zusätzlich eine zertifizierte Software in den Kassen oder im lokalen Kassenverbund sowie ein Schutz der Anwenderumgebung erforderlich. 

Durch diese ist eine „sichere Verbindung“ zwischen den einzelnen Komponenten herzustellen, um Manipulationen auf den Verbindungswegen zu verhindern.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“

• Frage: Wo kann ich in Erfahrung bringen, ob eine TSE zertifiziert ist oder sich im Zertifizierungsverfahren befindet?
  Antwort: Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte werden auf der Internetseite des BSI veröffentlicht: „Zertifizierung nach Technischen Richtlinien“ Informationen zu laufenden Zertifizierungsverfahren nach den Technischen Richtlinien werden nicht veröffentlicht. 

  Für die in der TSE enthaltenen Komponente „Sicherheitsmodul“ wird eine Zertifizierung nach Common Criteria benötigt. Zertifizierte Produkte nach Common Criteria sind auf der Website des BSI gelistet:

  “Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte & Systeme - Aktuelle Zertifikate” .

  Eine Übersicht über laufende Common Criteria-Zertifizierungsverfahren veröffentlicht das BSI, sofern der Antragsteller der Veröffentlichung zugestimmt hat, unter diesem Link: “Produkte, die sich in Zertifizierung befinden” .

• Frage: Kann man bereits genutzte TSEs an andere Anwender weitergeben bzw. verkaufen?
  Antwort: Ja. Wird eine TSE an einen Dritten abgegeben, ist die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats durch den bisherigen Nutzer über das Mitteilungsverfahren anzuzeigen. Außerdem müssen alle Daten der TSE vorher gesichert werden. Der neue Anwender hat außerdem den Stand des Transaktionszählers sowie den Stand des Signaturzählers zu dokumentieren. Es empfiehlt sich eine Dokumentation des Transaktionszähler- und Signaturzähler-Stands im Übertragungsvertrag.
• Frage: Laut FAQ des BSI ist bei einer “fernverbundenen” eine zertifizierte Softwarekomponente im Kassensystem erforderlich. Wie ist “fernverbunden” definiert?
  Antwort: „Fernverbunden“ ist eine Komponente der TSE - wie etwa bei der Aufteilung SMAERS vs. CSP der TSE -, wenn sie nicht lokal in der operationellen Umgebung des Steuerpflichtigen betrieben wird. Die operationelle Umgebung muss dabei unter der physischen Kontrolle des Steuerpflichtigen sein. Siehe dazu auch Grafik Nr. 2 des BSI Schutzprofils.

Ein Kassensystem oder eine Gruppe von Kassensystemen muss bei störungsfreier Verwendung genau einer TSE zugeordnet sein. In der Folge kann bei Ausfall oder Nichterreichbarkeit einer TSE auf eine andere TSE zugegriffen werden.

Das Zertifikat einer TSE ist mit einer vom Hersteller der TSE festgelegten Laufzeit (i. d. R. fünf Jahre, in manchen Fällen bis zu 7 Jahre) versehen. Die maximale Dauer dieser Laufzeit ist begrenzt durch die Dauer, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für die jeweilige Baureihe der TSE erteilten Zertifizierung. Das BSI befristet die ausgestellten Zertifikate in der Regel auf acht Jahre und versieht diese mit einer Auflage nach fünf Jahren eine Neubewertung der TSE-Baureihe durchführen zu lassen. 

Nach Ablauf des Zertifikates bzw. des vom Hersteller festgelegten Ablaufdatums kann die TSE keine Absicherung von Geschäftsvorfällen bzw. anderen Vorgängen mehr vornehmen und muss ausgetauscht oder neu zertifiziert werden. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, das Ablaufdatum der Laufzeit des Zertifikates der eingesetzten TSE zu kennen und rechtzeitig tätig zu werden. So kann die Laufzeit der TSE auch kürzer sein als z. B. fünf Jahre, da diese bereits bei Herstellung der TSE festgelegt wird und der Zeitpunkt des Erwerbs durch den Betrieb keinen Einfluss auf den Beginn der Laufzeit hat.

Bei hardwarebasierten TSEs muss ein Austausch der TSE erfolgen, bei cloudbasierten TSEs werden diese durch den Cloudanbieter zentral aktualisiert. In der Praxis wird es zunehmend dazu kommen, dass die vom TSE-Hersteller festgelegte Laufzeit der eingesetzten TSE endet. In beiden Fällen ist die Einbindung des Kassendienstleisters bzw. des Cloud-Anbieters zu empfehlen. 

Läuft eine Zertifizierung für eine TSE-Baureihe des BSI mangels Anschlusszertifizierung aus, weil die Vorgaben nicht mehr erfüllt werden, erfolgt die Bekanntmachung eines entsprechenden Hinweises im Bundessteuerblatt, Teil I.

Wichtig ist, dass die ausgetauschte hardwarebasierte TSE über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Aktuell muss ein isolierter Wechsel einer TSE, d. h. ohne Wechsel des Kassensystems, nicht an das Finanzamt mitgeteilt werden. Zu bedenken ist, dass bei einem Austausch der TSE die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden muss. Ratsam ist, diese Schritte gemeinsam mit dem Steuerberater zu besprechen und durchzuführen.

Seit dem 1. Januar 2020 muss ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Die Belegausgabepflicht (= Belegerstellungspflicht) soll die Finanzverwaltung bei der Überprüfung der ordnungsgemäßen Erfassung der Geschäftsvorfälle bzw. der anderen Vorgänge (Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht, der vollständigen Erfassung des Geschäftsvorfalls sowie der unveränderbaren Sicherung durch die TSE) unterstützen. 

Die Belegausgabepflicht entfällt lediglich bei einem vollumfänglichen Ausfall des Kassen­systems oder bei Ausfall der Druck- oder Übertragungseinheit . Bei Ausfall der Druck- und Übertragungseinheit für den elektronischen Beleg muss das Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV weiterhin genutzt werden.

1. Form

   Der Beleg kann gem. § 6 KassenSichV elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Die Ausgabe des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit der Beendigung des Geschäftsvorgangs erfolgen. 

Bei einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung muss der Betriebsinhaber nachweisen, dass der Beleg erstellt und dem Kunden in Papierform oder elektronisch bereitgestellt worden ist. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme gegeben wird. Das Kassensystem muss dokumentieren, dass der Beleg erstellt und dem Kunden bereitgestellt wurde.

Mit der Zweiten Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 14. Januar 2026 wird eine gesonderte Regelung für das Zusammenspiel zwischen E-Rechnung und Kassenbeleg geschaffen (§ 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV). Danach können die Daten nach § 6 Satz 1 KassenSichV in die E-Rechnung aufgenommen und die E-Rechnung an den Kunden versandt werden. Dabei ist zu beachten, dass die E-Rechnung durch die Kasse erstellt werden muss. Die Erstellung einer E-Rechnung durch ein nachgelagertes System ist nicht von dieser Vorschrift (§ 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV) erfasst. Damit schränkt sich der Anwendungsfall für die „Erleichterung“ sehr ein. In der Verordnungsbegründung werden die Vorgaben für die Umsetzung nur zu einem Teil festgelegt. „Bei E-Rechnungen, die ausschließlich aus einem strukturierten Teil bestehen, können nun die Daten nach § 6 Satz 1 KassenSichV in den strukturierten Teil aufgenommen werden. Bei hybriden Rechnungen (Rechnungen, die aus einem menschenlesbaren Datenteil, z. B. PDF-Dokument, und einem strukturierten Datenteil, z. B. xml-Datei bestehen) kann der Steuerpflichtige wählen, ob er die Daten nach § 6 Satz 1 KassenSichV oder nach § 6 Satz 2 Nummern 1 und 2 KassenSichV ausgibt. In dem strukturierten Teil sind sie stets nach Satz 2 Nummer 3 aufzunehmen.“ Die Finanzverwaltung wird in den DSFinV-K Formatvorgaben für die Daten nach § 6 Satz 1 KassenSichV für den strukturierten Teil einer E-Rechnung machen. Aufgrund der europäischen Vorgaben an die E-Rechnung können die Daten nur in einem Freitextfeld aufgeführt werden. Wie die Umsetzung im Detail aussehen, ist bisher nicht bekannt. Es bleiben die Entwicklungen der Überarbeitung der DSFinV-K abzuwarten.

Je nach konkreter technischer Ausgestaltung müssen bei der elektronischen Bereitstellung des Belegs ggf. datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden. Diese Fragestellung sollte – gemeinsam mit dem Kassenhersteller – vorab geklärt werden. Werden die Daten zur Erstellung eines Kassenbons von dem Betrieb an einen Dienstleister übermittelt, muss der Betrieb den Kunden darüber informieren, dass er diese einem Dienstleister (der Name des Dienstleisters muss nicht zwingend genannt werden) weiterleitet und die Weiterleitung erforderlich ist, um den elektronischen Bon zu erstellen. Zu beachten ist, dass der Betrieb für die gesamte Datenverarbeitung verantwortlich bleibt. Bei einer Übermittlung der Daten an einen Dienstleister sollte kritisch und datensensibel geprüft werden, ob eine Verarbeitung der Daten durch den Dienstleister zu weiteren Zwecken erfolgen soll, die nicht zur Erstellung eines elektronischen Belegs zwingend erforderlich sind. Dabei gilt es zu bedenken, dass die Kassendaten durch den Umfang der Einzelaufzeichnung einen umfassenden Informationsgehalt besitzen, deren Auswertung nicht nur für den Betriebsinhaber von Interesse sein kann. Ein Beispiel ist die elektronische Bereitstellung des Belegs an den Kunden mittels einer App. In diesem Fall sollte ebenfalls unbedingt die Datenschutzerklärung des App-Anbieters mit Fokus auf die Verwendung der erhobenen Daten zu Werbe- oder Marktforschungszwecken intensiver in den Blick genommen werden.

2. Belegangaben

Durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind die Mindestangaben für einen Kassenbeleg, welcher die Basis für den Bezahlvorgang ist, konkretisiert worden. Gem. § 6 KassenSichV muss der Beleg mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 1 KassenSichV sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 6 KassenSichV, 
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
• die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder die sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und die Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung und
• den Prüfwert der Vorgangsbeendigung im Sinne des § 2 Satz 2 Nr. 7 und den fortlaufenden Signaturzähler, der vom Sicherheitsmodul festgelegt wird.

Zu beachten ist, dass die Finanzverwaltung als weitere Pflichtangabe auf dem Kassenbeleg auch den Betrag je Zahlungsart fordert.

Alternativ kann –auf dem Beleg auch ein QR-Code aufgedruckt werden, der die erforderlichen Daten enthält (§ 6 Satz 2 Nr. 2 KassenSichV). Die Belegangaben werden im Rahmen einer Kassen-Nachschau durch Auslesung des QR-Codes maschinell geprüft. Daher muss der QR-Code den Anforderungen der DSFinV-K entsprechen (§ 6 Satz 3 KassenSichV). Die Kassen-Nachschau kann u. U. bereits beendet sein, wenn die Beleg-Verifikation funktioniert und die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen durch den beauftragten Amtsträger mit einzelnen Belegen geprüft werden kann. Ist kein QR-Code vorhanden, muss entweder aus dem Kassensystem oder aus der TSE ein Datenexport vorgenommen werden, damit eine Prüfung der Daten erfolgen kann^.

3. Befreiung von der Belegausgabepflicht

Bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann auf Antrag und mit Zustimmung der zuständigen Behörde nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden (§ 146a Abs. 2 S. 2 AO). Die Möglichkeit der Befreiung besteht unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.

Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Betriebsinhaber besteht. Zusätzlich darf die Befreiung von der Belegausgabepflicht keine Beeinträchtigung der Besteuerung nach sich ziehen. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar. Ferner setzt die Befreiung von der Belegausgabepflicht voraus, dass durch die Unterdrückung der Belegausgabe die Funktion der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nicht eingeschränkt wird.
 

Auszug aus den FAQ des BMF 

„Antworten auf allgemeine Fragen“

• Frage: Wenn jemand keine elektronische Kasse hat, zum Beispiel ein Straßenhändler, kann er dann handschriftlich eine Quittung ausstellen?Antwort: Der Gesetzgeber hatte sich bei der Einführung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden. Daher kann jeder Unternehmer auch eine offene Ladenkasse anstelle des Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwenden. Eine Belegausgabepflicht besteht dann nicht. Es sind bei offenen Ladenkassen jedoch die gesetzlichen 

  Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeit­gerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten. 

  Unabhängig davon, ob eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungs­system verwendet wird, kann die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben mittels der Kassen-Nachschau verifiziert werden.

• Frage: Was passiert, wenn der Belegausgabepflicht nicht entsprochen wird?
  Antwort:Die Belegausgabepflicht ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzkonzeptes des § 146a Abgabenordnung. Ein Verstoß kann als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde. Dies kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ein Indiz sein, dass das Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet oder geschützt wird (Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummern 4 oder 5 Abgabenordnung).

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Beleg und Belegausgabepflicht“

• Frage: Welche Anforderungen gibt es an einen elektronischen Beleg (Form, Inhalt und Art der Zurverfügungstellung an den Kunden), um die erforderliche Prüffähigkeit bei der Kassen-Nachschau sicherzustellen?
  Antwort: Ein elektronischer Beleg muss inhaltlich den Anforderungen eines Papierbelegs entsprechen.
• Frage: Reicht es zur Erfüllung der Belegausgabepflicht aus, elektronisch erzeugte Kassenbelege auf einem Server zum Download bereitzustellen und dem Kunden den Downloadlink als QR-Code-Anzeige auf einer elektronischen Bestellhilfe oder einem Kundendisplay zur Verfügung zu stellen?
  Antwort: Vor Bereitstellung des Belegs muss die Transaktion abgeschlossen sein. Da der elektronische Kassenbeleg erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt wird, ist die Belegausgabepflicht erfüllt.
• Frage: Auf welchen Belegen ist der QR-Code wichtig? Kann er bei z. B. Küchenbons und Eigenbelegen entfallen?
  Antwort:Ein QR-Code ist aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er kann aber freiwillig zur leichteren Prüfbarkeit auf Belegen, die der Abwicklung von Geschäfts­vorfällen dienen, abgebildet werden. Auf sog. Küchenbons oder Eigenbelegen ist eine Abbildung ebenfalls nicht erforderlich.

Das Landesamt für Steuern Niedersachsen hat im „Merkblatt Kassenführung“ darauf hingewiesen, dass für die Auswertbarkeit des QR-Codes dieser eine Kantenlänge von mindestens 3 cm und eine Ausdrucksqualität von mindestens 300 dpi haben sollte. Ferner werden Praxishinweise zu häufigen Beanstandungen bei der Kassen-Nachschau im Zusammenhang mit der Belegausgabe aufgeführt. „Häufige Beanstandungen bei der Kassen-Nachschau sind:

• es wird nicht oder nicht immer ein Beleg ausgegeben,
•  bei lang andauernden Geschäftsvorfällen wie z. B. in der Gastronomie wird die Bestellung nicht aufgezeichnet oder die Bestellung kann dem erstellten Beleg nicht zugeordnet werden,
• die Daten der Kasse entsprechen nicht der amtlichen Schnittstellenbeschreibung und sind somit nicht prüfbar.

Bei einer solchen Verfahrensweise ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß und wird anlässlich von Kassen-Nachschauen regelmäßig beanstandet.“

4. Bewirtungsrechnungen und -belege 

Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Das BMF hatte mit Schreiben vom 30. Juni 2021 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) umfassende Ausführungen zu den Anforderungen an ordnungsmäßige Bewirtungsrechnungen und -belege veröffentlicht. Dieses Schreiben ist sowohl für die Betriebe von erheblicher praktischer Bedeutung, die Bewirtungsleistungen erbringen, als auch für Steuerpflichtige, die einen Betriebsausgabenabzug geltend machen. Im Schreiben nimmt das BMF Stellung zum Inhalt der Bewirtungsrechnung, zur Erstellung der Bewirtungsrechnung, zu digitalen und digitalisierten Bewirtungsrechnungen und –belegen sowie zu Bewirtungen im Ausland. Mit Schreiben vom 19.November 2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033) wurden die Regelungen zur Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen um Regelungen aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 ergänzt. Das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 wird durch das neue Schreiben ersetzt und ist für die zuvor geltende Rechtslage für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024 weiter anzuwenden. Mit dem Schreiben von 19. November 2025 wird die Struktur der Ausführungen geändert, was zu einer verbesserten Lesbarkeit führt.

Auszug aus dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025:

Voranstellend wird u. a. in Rz. 2 klargestellt, dass der Begriff „Rechnung“ grundsätzlich einheitlich für eine Rechnung i. S. d. § 14 UStG verwendet wird, die auch die Anforderungen an einen Beleg i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 6 KassenSichV erfüllen kann.

1. Inhalt der Bewirtungsrechnung 

1.1 Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen)

Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt. Diese müssen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen folgende Angaben enthalten:

1.1.1 Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) 

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb) enthalten. Den Anforderungen ist genügt, wenn sich auf Grund der in der Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift eindeutig feststellen lassen (§ 31 Absatz 2 UStDV). 

1.1.2 Ausstellungsdatum

Die Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten.

1.1.3 Leistungsbeschreibung 

Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie für umsatzsteuerliche Zwecke ausreichen (§ 31 Absatz 3 UStDV), genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht. Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen; die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden. 

1.1.4 Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)

In der Rechnung muss für den Betriebsausgabenabzug der Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung) angegeben werden. Ein Verweis auf das Ausstellungsdatum (siehe Rn. 5) z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus.

1.1.5 Rechnungsbetrag

Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Ein ggf. vom bewirten­den Steuerpflichtigen zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann durch die maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allge­meinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trink­geldes auf der Rechnung quittiert wird.

1.2 Rechnungen über 250 Euro

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von über 250 Euro müssen für den Betriebsausgabenabzug von Bewirtungsaufwendungen zusätzlich zu den Angaben in den Rn. 4 bis 8 folgende Angaben enthalten:

1.2.1 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Die Rechnung muss die dem leistenden Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. 

1.2.2 Rechnungsnummer 

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt. 

1.2.3 Name des Bewirtenden 

Nach R 4.10 Absatz 8 Satz 4 EStR muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten. Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers i. S. d. § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG erfüllt.

2. Erstellung der Bewirtungsrechnung 

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtungsbetrieb ist in diesen Fällen nach § 146a Abs. 2 AO verpflichtet, mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion Belege über die Geschäftsvorfälle zu erstellen. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV dar. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Belege in anderer Form, z. B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen des Satzes 1 nicht; die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen. 

Der bewirtende Steuerpflichtige kann im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes dargestellt werden. 

Fällt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus, darf nach AEAO zu § 146a Nr. 7.2 und 7.3 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Für entsprechend ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig. 

Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem bewirtenden Betrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen. 

Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus. 

3. Elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege 

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes: 

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung). 

Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können. 

Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) ist zulässig. Es liegt dabei in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, die Zuordnung des Eigenbelegs zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung oder dem entsprechenden Kassenbeleg über die Bewirtung sicherzustellen. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsabzug ist zu versagen. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden. 

Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, gilt Rn. 20 entsprechend. Die eindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein.

Die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn 

• der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
• der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird, 
• das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird, 
• der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
• das erstellte Dokument – in Fällen des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) oder mit der elektronischen Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen Verweis auf dem Dokument auf die elektronische Rechnung) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektro­nisch aufbewahrt wird und 
• bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269, insbesondere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff. zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden.

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde für die Finanzverwaltung mit der Kassen-Nachschau ein neues Prüfungsinstrument eingeführt. Seit dem 1. Januar 2018 kann die Finanzverwaltung unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten zur Kassen-Nachschau erscheinen und zeitnah die ordnungsgemäße Erfassung und Verbuchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme und sog. offener Ladenkassen überprüfen (§ 146b 
Abs. 1 AO). 

Der Steuerpflichtige hat nach § 146b Abs. 2 AO auf Verlangen des Amtsträgers für einen vom Amtsträger bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen zu gewähren. Die digitalen Aufzeichnungen der TSE und des elektronischen Aufzeichnungssystems sind über die jeweilige digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der jeweiligen digitalen Schnittstelle (DSFinV-K) zur Verfügung zu stellen. Damit kann der mit der Kassen-Nachschau beauftragte Amtsträger mit Hilfe eines Datenzugriffs die Aufzeichnungen aus dem elektronischen Aufzeichnungs-/ Archivierungssystem im Format der DSFinV-K sowie die in der TSE abgesicherten Anwendungsdaten (sog. „TAR-Files“) zur Verifikation der Protokollierung auswerten.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Kassen-Nachschau und Datenspeicherung“

• Frage: Ist es ausreichend, wenn nicht die Kasse die Daten aus der TSE auslesen und auf einen Datenträger schreiben kann, sondern die TSE für den Zugriff entnommen und z. B. auf einem PC ausgelesen werden muss?
  Antwort: Ja. Es gibt keine Vorgaben für den genauen Weg, auf dem die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau in dem in der BSI-TR_03151 spezifizierten TAR-Format über­geben werden.
• Frage: Dürfen Daten der Kasse (zur Erzeugung des DSFinV-K-Exports) in der Cloud gespeichert werden?
  Antwort: Ja. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engen zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können.
• Frage: Wie sind die Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV bei einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung dem Prüfer zur Verfügung zu stellen?
  Antwort: Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt auch für den Fall, dass eine Cloud-TSE einge­setzt wird. Die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen im Format der digi­talen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Daten eines komplexen Softwaresystems, die nicht unter die DSFinV-K fallen (z. B. Warenwirtschaft), sind in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Dabei muss das Einlesen der Daten ohne Installation von Fremdsoft­ware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Die Daten der TSE müssen im Export-Format der TSE übergeben werden. Welche Daten bei einer Außenprüfung oder Nachschau bereitgestellt werden müssen, hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.

In den Fällen, in denen neue elektronische Aufzeichnungssysteme angeschafft werden, ist zu prüfen, ob die Hard- und Software der Kassen neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht vorzuhalten ist. Die Einhaltung der Anforderungen an die Gewährung eines Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung bei künftigen Betriebsprüfungen und Nachschauen sind von zentraler Bedeutung bei entsprechenden Entscheidungen. 

Eine physische Aufbewahrung ist nur dann nicht erforderlich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten müssen unter Einhaltung der Ordnungsvorschriften (§§ 145 -147 AO) quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues elektronisches Aufzeichnungssystem oder in ein Archivsystem überführt werden. Dies umfasst auch die Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten sowie die erforderlichen Verknüpfungen.
• Das neue elektronische Aufzeichnungssystem oder das Archivsystem muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, welche das ursprüngliche elektronische Aufzeichnungssystem vorgehalten hat

Im Falle von Systemwechseln oder Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ist es ausreichend, sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der sog. Z3-Zugriff (Überlassung der Daten) zur Verfügung gestellt wird (§ 147 Abs. 6 Satz 5 AO).

Mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts“ vom 20. Dezember 2022 wurden u. a. weitere Neuregelungen zum Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 Satz 1, 2 AO) durch die Finanzverwaltung und neue Bußgeldtatbestände in § 379 AO (§ 379 Abs. 1 Nr. 7 und 8 AO, § 379 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1h und 1i AO) aufgenommen, die bei einem Systemwechsel oder Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem mit bedacht werden müssen. Der Z3-Zugriff erfolgt in der Praxis bereits nicht nur mehr per Datenträgerüberlassung. Vielmehr werden die Daten auch via Online-Speicher und Cloud-Dienste an die Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Der Gesetzgeber hat hierzu eine rechtliche und sprachliche Klarstellung vorgenommen.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Kassen-Nachschau und Datenspeicherung“

• Frage: Was ist bei einem Systemwechsel zu beachten? Welche Anforderungen gibt es für eine Aufbewahrung von Daten und Hardware
  Antwort:Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ist. Für die TSE- und DSFinVK-Daten ist die Auswertbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung (sog. Z-3-Zugriff) schon durch deren Struktur gegeben.

  Andere aufbewahrungspflichtige Daten (also Daten, die Geschäftsvorfälle dokumentieren oder für deren Verständnis sie erforderlich sind), sind in geeigneter Form zu archivieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können nicht mehr benötigte Kassensysteme und TSEs grundsätzlich z. B. vernichtet, verkauft oder an den Leasing­geber bzw. Vermieter zurückgegeben werden. Diese Außerbetriebnahme ist über das Mitteilungsverfahren mitzu­teilen. Die gesetzliche Änderung hinsichtlich des Daten­zugriffs gemäß § 147 Abs. 6 S. 6 AO ab dem 1. Januar 2020 ist zu beachten (sh. Rz. 142 und Rz. 164 der GoBD).

Die nachfolgend dargestellte Mitteilungspflicht an das zuständige Finanzamt wurde durch die am 6. November 2019 durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ergangene Nichtbeanstandungsregelung so lange ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit vorhanden ist. Das BMF hatte Mitte des Jahres 2024 bekannt gegeben, dass das elektronische Mitteilungsverfahren zum 1. Januar 2025 zur Verfügung steht (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024, Az. IV D 2 -S 0316-a/19/10011 :009). 

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektro­nischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung gem. § 146a Abs. 4 Satz 1 AO Folgendes mitzuteilen: 

• Name des Steuerpflichtigen,
• Steuernummer des Steuerpflichtigen,
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, 
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die FAQ-Kassen enthalten als Antwort auf die Frage „Welche Daten benötige ich für die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO“ einen Link auf eine Ausfüllanleitung. Diese dient der Vorbereitung der Erfassung der mitteilungspflichtigen Daten. In der Einleitung wird darauf hingewiesen, dass bei ordnungsgemäßer Umsetzung der Anforderungen der DSFinV-K, ein Teil der Informationen aus dem Datenexport der Kasse entnommen werden können. Entsprechend werden in den Hinweisen zu einzelnen Feldern auch die jeweiligen Fundstellen in der DSFinVK aufgeführt.

Die Mitteilung ist gemäß § 146a Abs. 4 Satz 2 innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. 

Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 enthält gesonderte Regelungen zur erstmaligen Mitteilung anlässlich des Startbeginns am 1. Januar 2025. 

„Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungs­systemen im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO). Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 Satz 2 AO). Es ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.“

Die Finanzverwaltung stellt ausweislich der vorgenannten Ausführungen bei der Außerbetrieb­nahme darauf ab, dass die Kasse nicht mehr im Betrieb vorgehalten wird und damit auf den Besitzverlust bzw. den Untergang der Kasse (z. B. Verkauf, Verschrottung, Diebstahl, Rück­gabe nach Vertragsende). Dies gilt es u.a. in Fällen von Systemwechsels in den Blick zu nehmen, wenn die ursprüngliche Kasse (Hard- und Software) neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten noch aufzubewahren ist.  

Grundsätzlich hat der Steuerpflichtige die Mitteilungspflicht zu erfüllen. Er kann jedoch auch Dritte (z. B. Steuerberater) bevollmächtigen, die Übermittlung durchzuführen.

Die Mitteilung kann auf drei unterschiedlichen Arten an die Finanzbehörde übermittelt werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERIC-Schnittstelle.

Grundsätzlich unterliegen Mitteilungen nicht der Aufbewahrungspflicht, es sei denn diese sind Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD. In diesem Fall beträgt die Aufbewahrungsfrist gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO in Verbindung mit § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zehn Jahre.

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt für elektronische Aufzeichnungs-systeme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV. Jedes mitzuteilende Kassensystem ist einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Die Abgabe einer Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Es sind bei jeder Mitteilung stets alle mitteilungspflichtigen Kassensysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung (Anmeldung, Abmeldung, Korrekturmeldung) zu übermitteln (sog. Brutto-Mitteilung).

Werden mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme in einem Verbundsystem (z. B. im Rahmen des sog. Durchbedienens) mit einer TSE verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z. B. „reine Waagen) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. v. § 146a AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

Wird die Zuordnung eines Kassensystems geändert, in dem es in einer anderen Betriebsstätte verwendet wird, müssen für beide Betriebsstätten geänderte Mitteilungen abgegeben werden.

Nicht angeschaffte (z. B. gemietete oder geleaste) elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleich. In diesen Fällen ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. 

Fehlerhaft abgegebene Mitteilungen sind zu korrigieren (Korrekturmitteilung). Wurden fehlerhafte Angaben zu den eingesetzten Kassensystemen einer Betriebsstätte mitgeteilt, ist das elektronische Aufzeichnungssystem eindeutig zu identifizieren und mit den richtigen Angaben zu ersetzen. Bei Meldung falscher Angaben zur Betriebsstätte ist ebenfalls eine Korrektur vorzunehmen. Auch bei Korrekturmitteilungen ist zu beachten, dass alle Kassensysteme einer Betriebsstätte zu melden sind (Brutto-Mitteilung). Die Korrektur muss nach Kenntnis des Fehlers unverzüglich, spätestens aber bis zum Ablauf der Frist nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO erfolgen.

Durch die Mitteilungen kann die Finanzverwaltung überprüfen, ob die TSE zertifiziert ist, welchen aktuellen Stand das Kassensystem hat, wie viele Kassensysteme verwendet werden und in welcher Betriebsstätte sowie ab wann diese zur Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben etc. genutzt wurden.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO“

• Frage: Müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Daten (rückwirkend) ab 1. Januar 2020 mitgeteilt werden?
  Antwort: Am 1. Juli 2025 nicht mehr vorhandene Systeme fallen nicht unter die Mitteilungspflicht des § 146a Absatz 4 AO. Relevant sind die aktuellen Systeme zum Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit. Hierzu gehören jedoch auch die Daten nach § 146a Absatz 4 Satz 1 Nummer 7 AO.

  Unabhängig von der Mitteilungsverpflichtung sind Informationen zu den im Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungssystemen für die Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen in der Regel erforderlich und daher als Bestandteil der Verfahrensdokumentation vorzuhalten (Rz. 145 bis 155 des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I 2019, S. 1269) geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I 2024, S. 374)).

• Frage:Wie funktioniert das Meldeverfahren bei Kurzfrist-Leihgeräten?
  Antwort: Es gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing, Miete o.ä. Der Entleiher hat seine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gegenüber der Finanzbehörde zu erfüllen.

• Frage: Sind die Mitteilungen nach § 146a Absatz 4 AO aufbewahrungspflichtig und wenn ja wie lange?
  Antwort:Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist grundsätzlich nicht aufbewahrungs­pflichtig.

  Eine Ausnahme kann gelten, sofern die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO als Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD verwendet wird. In diesem Fall ist sie gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren.

• Frage: Hat im Rahmen einer umsatzsteuerlichen Organschaft der Organträger oder die Organgesellschaft die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO zu erfüllen?
  Antwort: Mitteilungspflichtig ist diejenige (juristische) Person unter ihrer ertragsteuerlichen Steuernummer, die die mitzuteilenden elektronischen Aufzeichnungssysteme verwendet. Eine Organschaft hat auf die Mitteilungspflicht keine Auswirkungen.

• Frage: Was ist unter einer Betriebsstätte i. S. d. Tz. 1.16.1.4 des AEAO zu § 146a zu verstehen und im Rahmen des Mitteilungsverfahrens nach § 146a Absatz 4 AO zu beachten?
  Antwort:Eine Betriebsstätte ist grundsätzlich jede Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient (vgl. § 12 AO). Das mitzuteilende Aufzeichnungs­system ist grundsätzlich der Betriebsstätte zuzuordnen, in der es verwendet wird. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem in mehreren Betriebsstätten verwendet, ist es grund­sätzlich einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen. Dies kann zum Beispiel die Stätte der Geschäftsleitung oder die Betriebsstätte, in der es überwiegend verwendet wird, sein. Bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist auch das jeweilige Kennzeichen des Fahrzeugs mitzuteilen. Näheres dazu ist in der Ausfüllanleitung dargestellt.

  Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO sind getrennt für jede einzelne Betriebsstätte abzu­geben. Bei einer Korrektur oder Anpassung (z. B. aufgrund von Anschaffung, Außerbetrieb­nahme oder Wechsel der Betriebsstätte eines elektronischen Aufzeichnungssystems) sind aktualisierte Mitteilungen für die betroffenen Betriebsstätten zu übermitteln.

  Auch für noch nicht eröffnete Betriebsstätten hat eine Mitteilung zu erfolgen, sofern elektro­nische Aufzeichnungssysteme bereits angeschafft worden sind.

• Frage: Wie ist die Seriennummer der TSE aufgebaut und im ELSTER-Formular einzutragen?
  Antwort: Die Seriennummer muss mit 64 Zeichen als Hexadezimal-Code (ausschließlich Zahlen von 0 bis 9 oder die Buchstaben A-F) angegeben werden. Bitte tragen Sie die Seriennummer nicht z. B. im Base64-Format mit anderen Zeichen (z. B. = Gleichheitszeichen) oder weniger als 64 Zeichen ein.

  Beim Datenexport der Kassendaten (§ 4 Kassensicherungsverordnung) über die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist die Seriennummer der TSE in der Datei „Stamm_TSE/tse.csv“ im Feld „TSE_SERIAL“ zu finden.

• Frage: Wer hat die Mitteilungspflicht nach § 146a AO bei Agenturgeschäften zu erfüllen?
  Antwort: Erfasst der Agenturnehmer mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem ausschließlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge im fremden Namen und auf fremde Rechnung (für den Agenturgeber), hat der Agenturgeber die Mitteilungspflicht nach § 146a AO zu erfüllen. Bei der Mitteilung ist der tatsächliche Einsatzort des elektronischen Aufzeichnungssystem (i.d.R. die Betriebsstätte des Agenturnehmers) anzugeben.

  Erfasst der Agenturnehmer mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem sowohl aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge im fremden Namen und auf fremde Rechnung (für den Agenturgeber) als auch eigene aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge, haben der Agenturgeber und der Agenturnehmer jeweils getrennt voneinander die Mitteilungspflicht nach § 146a AO zu erfüllen.

• Frage: Wie können Steuerpflichtige die Mitteilungspflicht erfüllen, die im Inland nicht ertragsteuerpflichtig sind?
  Antwort: Steuerpflichtige, die nicht im Inland ertragsteuerpflichtig sind, können die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO über ihre umsatzsteuerliche Steuernummer abgeben.

• Frage: Das Zertifikat meiner TSE ist abgelaufen. Ich habe eine neue TSE. Wie kann ich die Änderung der TSE mitteilen?
  Antwort: Eine Pflicht zur Mitteilung des Wechsels der TSE besteht nicht. Die Unterlagen über die Anschaffung und den Wechsel bzw. Austausch einer TSE sind als Bestandteil der Verfahrensdokumentation im Betrieb vorzuhalten (Rz. 151 ff. des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I 2019, S. 1269) zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I 2025, S. 1502)).

  Im Interesse einer möglichst reibungslosen Kassen-Nachschau oder Außenprüfung können die Änderung der Angaben zur TSE über das Programm „Mein ELSTER“ oder per Datenübertragung aus einer Software via der ERIC-Schnittstelle übermittelt werden.

  Hierbei können grundsätzlich die Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem aus der bisherigen Mitteilung übernommen und nach Änderung der betroffenen Angaben zur TSE (Seriennummer der TSE, BSI-Zertifizierungs-ID, Inbetriebnahme TSE und Art/Bauform der TSE) wieder übermittelt werden. Änderungen an den Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (Außerbetriebnahme, Inbetriebnahme) sind nicht vorzunehmen, da dieses unverändert weiter genutzt wird. Es ist nicht möglich, in einer Mitteilung gleichzeitig für dasselbe elektronische Aufzeichnungssystem (mit der identischen Seriennummer) Einträge mit den alten und den neuen TSE-Angaben zu übermitteln.

• Frage: Was muss bei software-basierten elektronischen Aufzeichnungssystemen, bei denen die Hardware austauschbar ist, im Rahmen der Mitteilung beachtet werden?
  Antwort: Die Geschäftsvorfälle im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO werden von der Kassen-Software aufgezeichnet. Daher sind in der Mitteilung regelmäßig die Angaben der Kassen-Software (nicht die Angaben der eingesetzten Hardware) anzugeben.
• Frage: Welcher Personenkreis ist als bevollmächtigte Person i. S. d. AEAO zu § 146a Tz. 1.16.1.1 anzusehen? Können auch Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeich­nungssystemen oder Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE die Mitteilung als bevollmächtigte Person abgeben und wenn ja, gibt es hierfür Voraussetzungen? 
  Antwort: Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE können als bevollmächtigte Person die Mitteilungen nach § 146a Absatz 4 AO übermitteln,
• wenn der Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder der Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE im Rahmen des Verkaufsgeschäfts die Übermittlung als Nebentätigkeit übernimmt
  oder
• wenn der Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder der Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE die Übermittlung als Nebentätigkeit zu einem Nutzungs- bzw. Wartungsvertrag übernimmt
  oder
• wenn die Übermittlung der Mitteilung vom Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE als automatisierter Prozess erfolgt und keine persönliche Einzelfallberatung oder eine inhaltliche Überprüfung der Angaben vom Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE erfolgt.

Die Verantwortlichkeit für die rechtzeitige Übermittlung der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO verbleibt bei dem Steuerpflichtigen, auch wenn er sich dazu einem Bevollmächtigten bedient.

Ob Hersteller oder Händler von elektronischen Aufzeichnungssystemen oder Hersteller, Anbieter oder Händler von TSE als bevollmächtigte Person die Mitteilungen nach § 146a Absatz 4 AO übermitteln dürfen, hängt stets von den Umständen im Einzelfall ab.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Aufzeichnungssystem“

• Frage: Müssen elektronische Aufzeichnungssysteme, die derzeit nicht eingesetzt werden, aber z. B. für Notfälle oder in Lagern vorgehalten werden, auch nach § 146a Absatz 4 AO mitgeteilt werden?
  Antwort: Werden vom Steuerpflichtigen elektronische Aufzeichnungssysteme angeschafft, um damit aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge zu erfassen, so sind diese elektronischen Aufzeichnungssysteme im Zeitpunkt der Anschaffung auch mitteilungspflichtig, auch wenn der Einsatz erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen ist. 
  
  Sofern diesen elektronischen Aufzeichnungssystemen noch keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zugeordnet ist, reicht es aus, dass nur das elektronische Aufzeichnungssystem gemeldet wird.
  
  Werden die elektronischen Aufzeichnungssysteme bei anderen Personen vorgehalten, die damit keine eigenen Aufzeichnungen führen (z.B. Kassenhändler oder rechtlich selbständige Konzerngesellschaften), sind diese elektronischen Aufzeichnungssysteme nicht mitteilungspflichtig.

In Fällen, in denen die TSE ausfällt, sind die Ausfallzeiten und der Ausfallgrund zu dokumen­tieren. Die Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.

Soweit der Ausfall lediglich die TSE betrifft, wird es nicht beanstandet, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem bis zur Beseitigung des Ausfallgrundes weiterhin genutzt wird. Der Ausfall der TSE muss auf dem Beleg (z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung) ersichtlich sein. Die Belegangaben zu Datum und Uhrzeit müssen in diesem Fall von dem elektronischen Aufzeichnungssystem bereitgestellt werden.

Der Betriebsinhaber hat unverzüglich (d. h. ohne schuldhaftes Zögern) die jeweilige Ausfallursache zu beheben, Maßnahmen zu deren Beseitigung zu treffen und dadurch sicherzustellen, dass die Anforderungen des § 146a AO so zügig wie möglich wieder eingehalten werden.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF „Thema: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)“

• Frage: Kann man bei Ausfall oder Nichterreichbarkeit einer TSE (z. B. bei einer Cloud-Lösung oder einer zentralen TSE im eigenen Rechenzentrum) auf eine zweite TSE zugreifen?
  Antwort: Nach Nr. 1.6. des AEAO zu § 146a muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme bei störungsfreier Verwendung genau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zugeordnet sein. Im Falle einer Störung darf also auf eine zweite TSE zugegriffen werden.

Bei den in den Kassensystemen aufgezeichneten Geschäftsvorfällen bzw. anderen Vorgängen handelt es sich um elektronische Grund(buch)aufzeichnungen, mit denen der Betriebsinhaber seine Einzelaufzeichnungspflichten erfüllt. Diese unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 AO). 

Daneben sind auch die Daten aus der TSE, alle Versionen der Verfahrensdokumentation sowie alle relevanten sonstigen Dokumente (wie z. B. branchenspezifische Aufzeichnungen, Preisaufzeichnungen, Speise- und Getränkekarten) über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Bei der Überführung der in einer TSE abgesicherten Anwendungsdaten in ein Aufbewahrungssystem sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten. So muss u. a. ein späterer Export der Daten nach einer in der Technischen Richtlinie BSI TR-03153 vorgeschriebenen Form (TAR-Files in definierter Form) erfolgen können und die in den Technischen Richtlinien aufgeführten Datenfelder enthalten. Nach diesem Export können die Daten auf dem Speichermedium der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gelöscht werden. Ferner muss die Verkettung der Transaktionen erhalten werden, wofür die vollständige Archivierung der Log-Nachrichten aller Absicherungsschritte (Start, Update und Beendigung des Vorgangs) erforderlich ist. Werden über die abgesicherten Anwendungsdaten aus der TSE hinaus auch die übrigen Daten des Kassensystems in das Aufbewahrungssystem überführt, muss das Aufbewahrungssystem den Datenexport im Format der DSFinV-K sicherstellen. 

Eine Verfahrensdokumentation ist eine wichtige Grundlage für die Beweiskraft einer manuellen oder IT-gestützten Kassenführung sowie der damit verbundenen sonstigen handels- und/oder steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Gesetzliche Vorgaben an den Inhalt einer Verfahrensdokumentation bestehen nicht. Ausweislich der GoBD (Rz. 153) besteht eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Die Verfahrensdokumentation muss stets sowohl die in der Praxis vorherrschenden Prozesse und die eingesetzten Komponenten des Datenverarbeitungssystems als auch die historischen Verfahrensinhalte abbilden. Daher muss bei den Umsetzungen der Neuregelungen auch die Anpassung der Verfahrensdokumentation erfolgen. 

Bei einer Aufrüstung von Kassen mit einer cloudbasierten TSE-Lösung sind in der Verfahrensdokumentation unbedingt die bisher erfolgten Umsetzungen der Anforderungen an die Anwenderumgebung zu dokumentieren. So können z. B. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen, wenige Administratoren, gewartetes Betriebssystem, Antivirus, Firewall ohne Weiteres umgesetzt werden. Nicht ausgeschlossen ist, dass einzelne Anforderungen an die Betriebsumgebung nicht erfüllt werden können. 

Zur Unterstützung bei der Dokumentation ist eine Rücksprache mit dem Anbieter bzw. dem Kassenfachhändler empfehlenswert. 

 

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation regelmäßig vernachlässigt wird. Die Verfahrensdokumentation dient der Finanzverwaltung dazu, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die formelle und sachliche Richtigkeit der IT-gestützten Buchführung – und damit auch über die Kassenführung – zu verschaffen. Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation führt in der Regel zum Vorliegen eines schwerwiegenden formellen Mangels und damit zur Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Nur soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zur Verwerfung der Buchführung berechtigt.

Da das Fehlen einer Verfahrensdokumentation mit dem erheblichen Risiko verbunden ist, dass die Finanzverwaltung das Vorliegen eines formellen Mangels mit sachlichem Gewicht bejaht, sollte gemeinsam mit dem Steuerberater und/oder einem externen Dienstleister eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Dies gilt umso mehr, als dass die Finanzverwaltung sowohl im Rahmen von Kassen-Nachschauen als auch von Betriebsprüfungen verstärkt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangt. 

Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e. V. hat eine Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung erstellt, welche kostenlos auf der Internetseite www.dfka.net https://dfka.net/muster-vd-kasse/ abrufbar ist.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF „Thema: Aufzeichnungssystem“

• Frage: Welche Auswirkungen haben DSFinV-K und TSE auf den Umfang der Verfahrensdokumentation und Protokollierung?
  Antwort: Auf eine detaillierte Beschreibung der standardisierten Teile (TSE, Schnittstellen, Datenformate) kann im Rahmen der Systemdokumentation verzichtet werden. Im Übrigen ist eine Systemdokumentation in Abhängigkeit des jeweils eingesetzten Systems als Teil der Verfahrensdokumentation zu erstellen.
• Frage: Muss in der Verfahrensdokumentation dargestellt werden, ob und wie Anforder­ungen an die Einsatzumgebung bei einer TSE umgesetzt werden?
  Antwort:Eine TSE wird nur dann im zertifizierten Modus betrieben, wenn sie im Rahmen einer in der Zertifizierung vorgesehenen Einsatzumgebung eingesetzt wird. In der Verfahrensdokumentation muss deshalb nachvollziehbar dargelegt werden, wie die einzel­nen Anforderungen aus der Zertifizierung der jeweiligen TSE an die Einsatzumgebung der eingesetzten TSE umgesetzt wurden. Insbesondere ist darzulegen, wie die organisatorischen und technischen Anforderungen umgesetzt wurden und bei einer Cloud-TSE, wo die einzel­nen Komponenten der TSE (SMAERS, CSP, Speichermedium) betrieben werden.

Auf der Grundlage des § 148 AO können Finanzbehörden für einzelne Fälle oder für bestimmte Gruppen von Fällen Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch Gesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. 

Neben den in den vorstehenden Kapiteln dargestellten Fallgestaltungen (u. a. Befreiung von der Belegausgabepflicht, Aufbewahrung von Daten nach Systemwechsel) kann es weitere Konstellationen geben, die einen entsprechenden Antrag auf Bewilligung von Erleichterungen im Rahmen der Kassenführung erforderlich machen. 

Die Einhaltung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist nicht nur im Hinblick auf die steuerrechtlichen Konsequenzen bei Feststellungen der Nichteinhaltung derselben durch die Finanzverwaltung von Relevanz. Vielmehr sind auch straf- und bußgeldrechtliche Folgen (§ 370, § 379 AO) als Konsequenzen zu bedenken. Die nachfolgenden Ausführungen beschränken sich auf die Ordnungswidrigkeiten nach § 379 AO (Steuergefährdung). Die Tatbestände des § 379 AO wurden mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ergänzt. 

Künftig können u.a. folgende vorsätzlich oder leichtfertige Handlungen mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden:

• Belege werden ausgestellt, die in tatsächlicher Hinsicht unrichtig sind (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO),
• Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge werden nicht oder in tatsächlicher Hinsicht unrichtig aufgezeichnet oder verbucht (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 AO),
• ein elektronisches Aufzeichnungssystem wird für Grundaufzeichnungen verwendet, das nicht jeden Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO),
• ein elektronisches Aufzeichnungssystem für Grundaufzeichnungen im Sinne der KassenSichV wird nicht oder nicht richtig mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 AO),
• entgegen § 146a Abs. 1 Satz 5 AO wird gewerbsmäßig ein dort genanntes System oder dort genannte Software in den Verkehr gebracht oder beworben, und dadurch wird ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zur erlangen.

Eine weitere Verschärfung von § 379 AO erfolgte mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts“ durch die Aufnahme neuer Tatbestände. Damit hat die Bedeutung von Feststellungen einer nicht ordnungsmäßigen Kassenführungen durch die Finanzverwaltung bei Kassen-Nachschauen, Betriebsprüfungen und Umsatzsteuer-Nachschauen für die Praxis abermals zugenommen. 

Gem. § 379 Abs. 2 Nr. 1h und 1i AO ist eine Ordnungswidrigkeit gegeben, wenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Aufzeichnungen und Unterlagen nicht vollständig oder nicht richtig an die Finanzverwaltung übertragen, zur Verfügung oder zur Einsicht zur Verfü­gung gestellt werden können. Die Einhaltung der Anforderungen an die Gewährung eines ordnungsmäßigen Datenzugriff für die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen und Nachschauen sollte daher – soweit noch nicht geschehen – in den Blick genommen werden.

Ferner liegt gem. § 379 Abs. 1 Nr. 7 AO eine Ordnungswidrigkeit dann vor, wenn gegen die Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Unterlagen während der gesetlichen Aufbewahrungsfristen verstoßen wird.

Auszug aus der Orientierungshilfe des BMF 
„Thema: Verbot des In-Verkehr-Bringens und den Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO“

• Frage: Trägt der Softwarehersteller die Verantwortung, wenn ein Anwender die Kasse ohne TSE verwendet? Muss dann das Kassenmodul zwangsweise deaktiviert werden, wenn keine TSE vorhanden ist oder ist der Hinweis ausreichend für den Anwender?
  Antwort: Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige (vgl. Tz. 21 der GoBD).
• Frage: Wem sind Verstöße gegen Verpflichtungen des § 146a AO, insbesondere eine Nicht-Erfassung oder ein Verstoß gegen die Belegerteilungspflicht zuzurechnen – dem Unternehmen oder der jeweils handelnden Person?
  Antwort: Die steuerlichen Folgen aus etwaigen Verstößen gegen die Verpflichtungen des § 146a AO werden grundsätzlich beim steuerpflichtigen Unternehmen gezogen. Ob darüber hinaus haftungsrechtliche bzw. bußgeld- oder strafrechtliche Folgerungen bei der jeweils handelnden Person getroffen werden können, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, wie z. B. bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit des Handelnden.

Aufgrund der Verpflichtung zur Sicherung der Kassen mit einer TSE mussten die Betriebe ihre Kassen entsprechend aufrüsten oder ggf. neue Kassen anschaffen. In diesem Zusammenhang stellten sich naturgemäß Fragen der steuerlichen Berücksichtigung der Kosten. 

BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“ 

Das BMF hat in einem Schreiben am 21. August 2020 (IV A 4 - S 0316-a/19/10006 : 007/IV C 6 - S 2134/19/10007 :003) zur „steuerlichen Behandlung der Kosten der erstmaligen Implementierung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung“ Stellung genommen. Im Rahmen dieses Schreibens wird u. a. eine Vereinfachungsregelung geschaffen, nach der nicht beanstandet wird, die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle eines bestehenden elektronischen Aufzeichnungssystems in voller Höhe sofort als Betriebs­ausgaben abgezogen werden.

BMF-Schreiben „Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung 

Das BMF-Schreiben „Nutzungsdauer von Computerhardware und Software zur Dateneingabe und -verarbeitung“ vom 26. Februar 2021 (IV C 3 -S 2190/21/10002 :013) geht auf einen Beschluss in der Ministerpräsidentenkonferenz vom 19. Januar 2021 zurück. In dieser hatte man sich dahingehend verständigt, mit einer Sofortabschreibung digitaler Anlagegüter zusätzliche Anreize für die digitale Transformation der deutschen Wirtschaft zu schaffen. Das Schreiben enthält im Wesentlichen Begriffsbestimmungen für die digitalen Wirtschaftsgüter „Computerhardware“ und „Betriebs- und Anwendersoftware“. 

• Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016
• Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts vom 20. Dezember 2022
• Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungs­verordnung – KassenSichV) vom 26. September 2017, geändert durch die Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 30. Juli 2021 sowie die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 14. Januar 2026 
• Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)

• DFKA-Taxonomie
• DFKA-Muster-Verfahrensdokumentation zur ordnungsmäßigen Kassenführung Version 2.0 (inclusive Beiblatt zur TSE)
• DFKA - EKaBS Elektronischer Kassen-Beleg-Standard 

• Anwendungserlass zu § 146 AO (IV A 4 - S 0316/13/10005 :053) vom 19. Juni 2018
• Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016; Änderung des Anwendungserlasses zu § 146a vom 28. Mai 2020
• Anwendungserlass zu § 146a AO (IV D 2 – S 0316-a/20/10003:006) vom 30. Juni 2023
• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (IV D 1 - S 0062/00117/001/007) vom 3. März 2025
• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (IV D 2 - S 0316/00090/019/030) vom 1. September 2025
• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (IV D 2 - S 0316-a/00027/008/020) vom 17. März 2026
• Anwendungserlass zu § 146b AO (IV A 4 - S 0316/13/10005 :054) vom 29. Mai 2018
• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu §§ 140, 141, 146, 146a, 146b, 147, 147a, 148 (IV A 4 - S 0310/19/10001 :003) vom 4. November 2021
• BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben
• BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033) Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben
• BMF-Schreiben vom 16. November 2021 (III C 2 - S 7295/19/10001 :001) Aufbewahrung von Rechnungen nach § 14b UStG; Erfüllung der umsatzsteuerlichen Anforderungen bei elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen
• BMF-Schreiben vom 1. Dezember 2021 (III C 2 - S 7280-a/19/10002 :001) Leistungsbeschreibung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG; Handelsübliche Bezeichnung nach dem BFH-Urteil vom 10. Juli 2019, XI R 28/18

• BMF-Schreiben vom 8. Juli 2022 (IV A 4 - S 0316-a/19/10006 :036) Bekanntmachung eines Hinweises auf die Veröffentlichung des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik; Auslaufen des Zertifikats BSI-K-TR-0491-2021 der „Bundesdruckerei D-TRUST TSE, Version 1.0“ der cv cryptovision GmbH
• BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2022 (IV A 4 – S 0319/20/10002 :009) Übergangsregelung für den Einsatz der TSE Version 1 der Firma cv cryptovision GmbH, vertrieben unter dem Namen D-TRUST TSE-Modul
• BMF-Schreiben vom 28. November 2019 ((IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD); zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088), 2. Änderung aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen
• BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (IV D 2 - S 0333/23/10001 :001) Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts vom 20. Dezember 2022; Änderung des Anwendungserlasses zu § 158 AO

• Landesamt für Steuern Niedersachsen „Merkblatt Kassenführung“
• Senatsverwaltung für Finanzen Berlin „Informationen zum Thema »Ordnungsmäßigkeit der Kassen(buch)führung«“ (Stand Februar 2025)
• Oberfinanzdirektion Karlsruhe „Informationen zum Thema »Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung« Verfügung vom 30. Dezember 2024 

• FAQ-Katalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 
• FAQ-Katalog des BMF „Antworten auf allgemeine Frage“ und „Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV“

• Tobias Teutemacher, Patrick Krullmann Handbuch zur Kassenführung - Praxishandbuch für die rechtssichere Umsetzung, 5. Auflage 2026
• Gerd Achilles, Kassenführung - Aufzeichnung - Aufbewahrung – Vorlagepflichten – Praxishandbuch, 1. Auflage 2024

Diese Ausarbeitung hat den Stand Mai 2026. Aktuell besteht in Teilen noch eine unklare Rechts- und Umsetzungslage. Alle Angaben wurden sorgfältig recherchiert. Der ZDH übernimmt dennoch keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Ausarbeitung. Alle Angaben und Informationen stellen weder eine Rechtsberatung noch eine steuerliche Beratung dar. Zur verbindlichen Klärung entsprechender rechtlicher und/oder steuerlicher Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Rechtsanwalt und/oder Steuerberater.