Veröffentlichung aktualisierter GoBD
Insbesondere aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025 hat sich an verschiedenen Stellen Änderungsbedarf bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ergeben.
Die GoBD wurden daher mit Schreiben vom 14. Juli 2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088) an die o.g. Entwicklung angepasst. Im Fokus der Änderungen stehen die Neufassungen zur Aufbewahrung von E-Rechnungen und zur Erweiterung des Mittelbaren Datenzugriffs (sog. Z2-Zugriff). Die überarbeiteten GoBD sind mit sofortiger Wirkung anzuwenden (vgl. Rz. 185).
Zur Einhaltung der Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht ist künftig die strukturierte XML-Datei einer E-Rechnung ausreichend. Eine zusätzliche Archivierung des PDFs ist nur erforderlich, wenn diese abweichende oder zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthalten (vgl. GoBD, Rz. 119, 125). Außerdem wird klargestellt, dass die inhaltliche Übereinstimmung ausreichend ist, eine bildhafte Übereinstimmung ist nicht erforderlich (vgl. GoBD, Rz. 118). Durch die Aufnahme der sonstigen strukturierten Daten (z. B. E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG) als ausdrückliche Beispiele in Rz. 127 wird festgelegt, dass diese als mathematisch-technische Auswertung anzusehen sind und damit als maschinell auswertbar gelten.
Bei Einsatz von Fakturierungsprogrammen muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann (vgl. GoBD, Rz. 76 Abs. 2).
Zahlungsnachweise durch Zahlungsabwicklungsdienste müssen nur dann archiviert werden, wenn sie als Buchungsbelege dienen oder zur Abgrenzung von baren bzw. unbaren Geschäftsvorfällen benötigt werden (vgl. GoBD, Rz. 121).
Die Finanzbehörde kann im Rahmen des Z2-Zugriffs alternativ auch über einen Nur-Lese-Zugriff auf maschinell auswertbare Daten zugreifen (vgl. GoBD, Rz. 166).