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06.11.2026

BFH: Dienstreisen mit dem Privatwagen trotz Firmenwagen

Kurz & kompakt: Nutzt ein Arbeitnehmer aus privaten Gründen den Privatwagen für eine Dienstreise, obwohl ihm ein Firmenwagen ohne eigene Fahrtkosten zur Verfügung steht, sind die Kosten in der Regel nicht als Werbungskosten abziehbar.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 21. Januar 2026 (Az. VI R 30/24) entschieden, dass Fahrtkosten für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug in der Regel vollständig vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen sind, wenn ein Firmenwagen für die Dienstreisen zur Verfügung steht, dessen dienstliche Nutzung keine eigenen Fahrtkosten verursacht hätte. In diesem Fall war außerdem ausschlaggebend, dass der Privatwagen ausschließlich aus privaten Gründen genutzt wurde.

Hintergrund

Der Kläger war bei einer Aktiengesellschaft angestellt. Ihm stand aufgrund seines Arbeitsvertrags ein Firmenwagen (Van) zur Verfügung. Diesen durften er und seine Ehefrau auch privat nutzen, solange keine dienstlichen Belange entgegenstanden. Bei Dienstreisen mit dem Firmenwagen erstattete der Arbeitgeber die Tankkosten. Die Nutzung eines Privatfahrzeugs für Dienstreisen wurde nur in Ausnahmefällen genehmigt und lediglich mit einer Pauschale von 0,30 € je Kilometer erstattet. Vorrangig sollte der Firmenwagen genutzt werden.

Im Streitjahr 2021 unternahm der Kläger dennoch drei Dienstreisen mit seinem eigenen Sportwagen der Mittelklasse, während seine Ehefrau den Firmenwagen nutzte. In seiner Einkommensteuererklärung setzte er dafür Fahrtkosten in Höhe von 3.758 Euro (1.648 km × 2,28 Euro/km) als Werbungskosten geltend. Der Kilometersatz beruhte auf den für das Jahr 2018 ermittelten Kosten des Privatwagens. 

Das Finanzamt erkannte die Fahrtkosten nicht als Werbungskosten an. Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Kläger zunächst mit Urteil vom 18. September 2024 (Az. 9 K 183/23) recht. Der BFH hob das Urteil des Finanzgerichts jedoch auf und wies die Klage ab.

Kernelemente der Entscheidung des Bundesfinanzhofs

Nutzt ein Arbeitnehmer für eine Dienstreise den Privatwagen, obwohl ihm ein Firmenwagen zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung steht, können die Kosten des Privatwagens die private Lebensführung berühren. 

  • Private Gründe allein führen noch nicht automatisch zum Ausschluss des Werbungskostenabzugs. Zusätzlich müssen die Kosten nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sein.
  • Entscheidend ist, ob ein wirtschaftlich vernünftig handelnder Steuerpflichtiger die zusätzlichen Kosten angesichts der erwarteten Vorteile ebenfalls auf sich genommen hätte. Dabei kann auch entscheidend sein, ob ein objektiver Grund für den Mehraufwand besteht. 
  • Arbeitnehmer können das Verkehrsmittel für berufliche Fahrten grundsätzlich frei wählen. Diese Wahlfreiheit rechtfertigt jedoch keine ausschließlich privat begründeten Mehrkosten.
  • Beruht die Nutzung des Privatwagens ausschließlich auf privaten Gründen und wären bei Nutzung des Firmenwagens keine eigenen Fahrtkosten entstanden, sind die Kosten des Privatwagens in voller Höhe unangemessen.
  • Das Verhältnis der Kosten zu den Einkünften war in dieser Konstellation kein geeignetes Kriterium für die Angemessenheit.
  • Rechtsgrundlage für den Ausschluss sind § 9 Abs. 5 Satz 1 in Verbindung mit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG.

Einordnung

Der BFH bestätigt und konkretisiert seine bisherige Rechtsprechung zu unangemessenen Aufwendungen, die auch die private Lebensführung betreffen. Das Urteil bedeutet nicht, dass die Kosten eines Privatwagens bei vorhandenem Firmenwagen immer vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen sind. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls. 

Ein vollständiger Ausschluss kommt insbesondere in Betracht, wenn

  • der Firmenwagen für die Dienstreise zur Verfügung stand,
  • dem Arbeitnehmer bei seiner Nutzung keine eigenen Fahrtkosten entstanden wären und
  • der Privatwagen ausschließlich aus privaten Gründen genutzt wurde.

Liegen dagegen nachvollziehbare berufliche oder andere sachliche Gründe für die Nutzung des Privatwagens und die dadurch entstehenden Mehrkosten vor, kann der Fall anders zu beurteilen sein

Auswirkungen auf die Praxis:

  • Wer trotz eines verfügbaren Firmenwagens den Privatwagen für eine Dienstreise nutzt, riskiert den vollständigen Verlust des Werbungskostenabzugs, wenn ausschließlich private Gründe ausschlaggebend sind und der Firmenwagen ohne eigene Fahrtkosten hätte genutzt werden können.
  • Arbeitnehmer sollten festhalten, warum sie für eine Dienstreise den Privatwagen genutzt haben. Berufliche oder andere sachliche Gründe sollten möglichst schriftlich dokumentiert werden. Dazu können beispielsweise die fehlende Verfügbarkeit oder die fehlende Eignung des Firmenwagens gehören.
  • Auch sollte dokumentiert werden, welche eigenen Kosten bei der Nutzung des Firmenwagens entstanden wären und ob ein Fahrzeug aus dem betrieblichen Fuhrpark verfügbar war.
  • Klare betriebliche Regeln zur vorrangigen Nutzung von Firmen- und Fuhrparkfahrzeugen können helfen, spätere Unklarheiten zu vermeiden.
  • In offenen Fällen müssen die jeweiligen Umstände sorgfältig geprüft werden. Entscheidend ist vor allem, ob es einen nachvollziehbaren sachlichen Grund für die Nutzung des Privatwagens und die dadurch verursachten zusätzlichen Kosten gab.

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