29.06.2020

Besondere Praxistipps für die Kassenführung zu Zeiten der Corona-Pandemie

Nahaufnahme von Viren grafisch dargestellt.
Foto: AdobeStock/peterschreiber.media

In Zeiten der Corona-Pandemie werden Betriebe mit behördlichen Auflagen konfrontiert, die sich gravierend auf den Betriebsablauf und damit auch auf die Möglichkeit der Erzielung von Einnahmen auswirken. Welche Geschäfte ab welchem Zeitpunkt nicht mehr öffnen durften, ist regional verschieden. Dies gilt ebenso für die Bestimmungen des im Umfang zunehmenden Kontaktverbotes. So ist aktuell nur der Aufenthalt einer festgelegten Anzahl von Kunden im Ladengeschäft erlaubt. In bestimmten Geschäftsbereichen (z.B. Catering) können keinerlei Einnahmen mehr erzielt werden, während das Ladengeschäft noch eingeschränkt betrieben werden kann.

 

Verstärkte umfangreiche Dokumentation

Wird die Kassenbuchführung in einigen Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung hinsichtlich deren Ordnungsmäßigkeit überprüft, könnten sich aufgrund der zuvor geschilderten Sachverhalte „auffällige“ Abweichungen in den von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen ergeben. Daher kommt der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen gerade in Zeiten der Corona-Pandemie eine verstärkte besondere Bedeutung zu.

Etwaige „Auffälligkeiten“ könnten durch die Führung einer „Corona-Dokumentation“, in der tägliche Besonderheiten dokumentiert werden, entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden. Folgende Ereignisse sollten aufgezeichnet werden:

  • Schließtage sowie Sonderöffnungszeiten (z.B. aufgrund geänderter Ladenschlussvorschriften am Sonntag)
  • abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen
  • Überhang von Kartenzahlungen im Vergleich zu Bargeldzahlungen (z.B. wenn zum Schutz der Mitarbeiter ab einem bestimmten Zeitpunkt nur Kartenzahlungen akzeptiert werden)
  • Lieferengpässe (Dokumentation der betroffenen Waren bzw. Warengruppen)
  • Schwund und verderbliche Waren (z.B. vergeblicher Wareneinkauf bei Catering)
  • Sachspenden


Sind Umsatzschwankungen zu verzeichnen, die auf einen besonderen (Corona-bedingten) Umstand (z.B. eingeschränkte Kundenerreichbarkeit, Beschränkung der Sitzplätze bei Vor-Ort-Verzehr) zurückzuführen sind, sollten diese Umstände ebenfalls dokumentiert werden.

Der ZDH hat eine „Muster-Corona-Dokumentation“ erstellt, die auf dieser Internetseite zum kostenlosen Download zur Verfügung steht.

Weiterhin ist die Verpflichtung zu einer täglichen Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (§ 146 AO Abs. 1 Satz 1 AO) zu beachten. Sollten an einem Tag, an dem der Betrieb geöffnet hat, keine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu verzeichnen sein, sind im Kassenbuch dennoch der Anfangs- und der Endbestand der Kasse zu dokumentieren. Ferner sollte, wie vorstehend empfohlen, eine Dokumentation in einem „Nachweisbuch für betriebliche Besonderheiten“ erfolgen.

Befristete Absenkung des USt-Satzes

Aufgrund der Corona-Krise mussten alle gastronomischen Einrichtungen für lange Zeit schließen und haben dadurch schwere finanzielle Einbußen erlitten. Um der Gastronomie nach der Wiedereröffnung zu helfen, wird der Umsatzsteuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ab dem 1. Juli 2020 – befristet für ein Jahr – abgesenkt. Die Abgabe von Getränken im Rahmen von Restaurant- oder Verpflegungsdienstleistungen (sonstige Leistungen) unterliegt weiterhin dem Regelsteuersatz.

Durch das Zweite Corona-Steuerhilfegesetz wird der Regelsteuersatz für den Zeitraum vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 von 19 % auf 16 % gesenkt und der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % auf 5 %. Daher sind insgesamt vier unterschiedliche Zeiträume in den Jahren 2020 bis 2021 zu unterscheiden:

ZeitraumUSt auf SpeisenUSt auf Getränke
01.01.2020 - 30.06.2020 7 % / 19 %  19 %
01.07.2020 - 31.12.2020 5 %16 %
01.01.2021 - 30.06.2021 7 % 19 %
01.07.2021 - 31.12.20217 % / 19 %19 %


Von der Ermäßigung des Umsatzsteuersatzes profitieren z.B. auch Fleischereien, Bäckereien, Konditoreien und Eishersteller, die für Ihre Kunden Tische und Stühle zum Vor-Ort-Verzehr bereithalten, sowie Catering- und Partyservice-Anbieter. Die uneinheitliche Besteuerung von Speisen einerseits und Getränken andererseits im Rahmen von Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen führt in vielen Fällen zu Abgrenzungsschwierigkeiten bei der Rechtsanwendung. Daher sollte zur Sicherstellung der korrekten Trennung der Entgelte unbedingt zeitnah mit dem Steuerberater – und ggf. mit dem Kassenhersteller soweit eine Anpassung der Kassenprogrammierung erforderlich ist – Rücksprache gehalten werden. Zu beachten ist, dass Programmierungsprotokolle als Bestandteil der Verfahrensdokumentation aufbewahrungspflichtig sind.

Weiter ist bei Verwendung einer offenen Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen zwingend ein Antrag gemäß § 63 Abs. 4 UStDV zu stellen, wenn die Neuregelung dazu führt, dass erstmalig Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen erzielt werden. Andernfalls müssen ab dem 1.7.2020 Einzelaufzeichnungen geführt werden. Es ist davon auszugehen, dass im Rahmen einer Kassen-Nachschau bzw. einer Außenprüfung in diesen Fällen das Vorliegen einer entsprechenden Genehmigung geprüft wird.

Hinweis
Mit dem Steuerberater sollte ebenfalls besprochen werden, wie bei Inanspruchnahme der Neuregelung zukünftig der Eigenverbrauch ermittelt werden soll. Aktuell wurden durch das Bundesministerium der Finanzen noch keine überarbeiteten „Pauschbeträge für Sachentnahmen (Eigenverbrauch) 2020“ veröffentlicht.

„Muster-Corona-Dokumentation“

Ausschnitt einer Kasse, vor der eine Person mit einem Geldschein in der Hand steht und etwas eintippt.
Foto: AdobeStock/JeanLuc

Der ZDH hat eine „Muster-Corona-Dokumentation“ erstellt, die Sie hier zum Download finden.

Ihre Ansprechpartnerin

Daniela Jope
Referatsleiterin
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