BMF: Aktualisiertes Schreiben Anerkennung von Bewirtungskosten

Hintergrund

Das neue Schreiben ergänzt die bisherigen Regelungen des BMF-Schreibens vom 30. Juni 2021 zur Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen um Regelungen aufgrund der Einführung der E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024.

Das Schreiben vom 30. Juni 2021 hatte umfassendere Änderungen für die Anerkennung von Bewirtungskosten zur Folge, die insbesondere auf die Anforderungen aus den Vorgaben zur ordnungsmäßigen Kassenführung der Kassensicherungsverordnung zurückzuführen waren. Dies führte zu diversen Anpassungen in der Praxis.

Mit dem neuen BMF-Schreiben vom 19. November 2025 wurde die Struktur der Ausführungen zu der steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben neu aufgesetzt und gliedert sich nun in vier Kapitel, was die Übersichtlichkeit verbessert: 

1. Inhalt der Bewirtungsrechnung
   1.1. Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen)
   1.2. Rechnungen über 250 Euro
2. Erstellung der Bewirtungsrechnung
3. Elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege
4. Bewirtungen im Ausland

Wie bereits im vorherigen BMF-Schreiben wird für den Betriebsausgabenabzug auch bei den Kleinbetragsrechnungen der Ausweis des Leistungszeitpunktes gefordert. Zwar ist diese keine Rechnungspflichtangabe nach § 33 UStDV, jedoch ist die Angabe des Leistungszeitpunktes aufgrund von § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 EStG unerlässlich.

Es ergeben sich in den beiden ersten Kapiteln folgende Änderungen:

Zu Beginn des Schreibens (Rz. 2) wird darauf hingewiesen, dass der Begriff “Rechnung” grundsätzlich einheitlich für eine Rechnung i. S. d. § 14 UStG verwendet wird, die auch die Anforderungen an einen Beleg i. S. d. § 146a Abgabenordnung (AO) i. V. m. § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) erfüllen kann.

Das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 hatte in der Rz. 9 zum Namen des Bewirtenden ausgeführt, dass bei einer über 250 Euro keine Bedenken bestünden, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt. Diese Ausführungen sind im neuen BMF-Schreiben in der Rz. 12 nicht mehr enthalten und schränkt die Anwendungsfälle von handschriftlichen Belegen weiter ein.

Zu der Erstellung von Bewirtungsrechnungen führt die Finanzverwaltung aus, dass bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt werden und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden kann (Rz. 13). Diese Ergänzung ist im Zusammenhang mit der Rz. 18 des BMF-Schreibens zu sehen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht erst ab dem 1. Januar 2027 (Betriebe mit Vorjahres-Gesamtumsatz < 800.000 Euro) bzw. ab dem 1. Januar 2028 (alle anderen Betriebe). Bei Rechnungen über 250 Euro muss also vorerst weiterhin auch eine sonstige Rechnung anstelle einer E-Rechnung möglich sein.

Wird über Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung abgerechnet und werden diese unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung) oder sind in dem Bewirtungsbetrieb ausschließlich unbare Zahlungen möglich, ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist (Rz. 16). Hiermit grenzt das BMF die Nachweisführung ein, da bisher zwingend der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen war (vgl. Rz. 13 BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021).

Die Ausführungen im Kapitel “Elektronische, digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege” sind umfassender angepasst worden (vgl. Hervorhebungen). Diese lauten wie folgt:

"Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:
Rz. 18 Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Absatz 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). 
Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).

Rz. 19 Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Rz. 20 Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden. Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem) ist zulässig. Es liegt dabei in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, die Zuordnung des Eigenbeleges zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung oder dem entsprechenden Kassenbeleg über die Bewirtung sicherzustellen. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digitalisierten Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht werden.

Rz. 21 Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, gilt Rn. 20 entsprechend. Die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein.

Rz. 22 Die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als erfüllt anzusehen, wenn

• der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
• der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
• das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
• der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
• das erstellte Dokument – bei Bewirtung in einer Gaststätte nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) oder mit der elektronischen Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen Verweis auf dem Dokument auf die elektronische Rechnung) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
• bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269, insbesondere Rzn. 36 ff., 45 ff., 58 ff., 107 ff., 125 ff., 130 ff., 136 ff. und 156 ff.), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I S. 1502) erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben (Rz. 151 ff. der GoBD) werden."

Keine Änderungen ergeben sich im Kapitel “Bewirtungen im Ausland”.

Hinweis

Mit dem neuen BMF-Schreiben zeigt sich deutlich, wie komplex das Zusammenspiel der Vorgaben für die Anerkennung des Betriebsausgabenabzugs, den Anforderungen an die ordnungsmäßige Kassenführung der Kassensicherungsverordnung und die Regelungen zur E-Rechnung ist. Für die Praxis bedeutet dies eine weitere Anpassungen der Prozesse sowohl bei den Bewirtungsbetrieben als auch bei den Empfängern der Bewirtung.