BStBK: FAQ Allgemeine digitale Aufbewahrung
Die Sicherstellung einer ordnungsmäßigen Aufbewahrung von digitalen Unterlagen stellt die Betriebe regelmäßig vor Herausforderungen, denn die Beantwortung von Detailfragen ist sehr anspruchsvoll. Hierzu zählen beispielsweise: Welche Unterlagen sind wie lange aufzubewahren? Welche Anforderungen stellen Handelsrecht und GoBD an Ordnung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit? Wie ist mit E-Mails, Vorsystemen, Konvertierung, Systemmigration oder den Zugriffsarten im Prüfungsfall umzugehen?
Die FAQ-Sammlung “Allgemeine digitale Aufbewahrung” der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) beantwortet typische Fragen rund um das Aufbewahren von Unterlagen – vor allem zu den handels- und steuerrechtlichen Pflichten (inklusive GoBD) sowie zu Themen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Andere Rechtsbereiche (z. B. Berufsrecht, Fördermittelrecht) werden nur insoweit angesprochen, wie sie unmittelbar mit den jeweiligen Fragen zusammenhängen.
Die Praxishilfe ist in die folgenden drei Themenbereiche untergliedert:
- Handels-/Steuerrecht (GoBD)
- Entgeltunterlagen (§§ 8, 9, 9a Beitragsverfahrensverordnung BVV)
- Ausgewählte DSGVO-relevante Fragen im Kontext der Aufbewahrung.
Die aufgeführten Fragen und Antworten sind nicht abschließend und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es handelt sich beim FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer um eine Praxishilfe zur Orientierung ohne rechtsverbindlichen Charakter. In Zweifelsfällen oder bei besonderen Konstellationen kann eine gesonderte rechtliche Prüfung notwendig sein, um Rechtssicherheit zu erlangen.
Die Inhalte des FAQ-Katalogs orientieren sich an der jeweils aktuellen Rechtslage. Gesetzesänderungen, neue Verwaltungsauffassungen oder Gerichtsentscheidungen werden im Rahmen laufender Aktualisierungen eingearbeitet. Anpassungen und Ergänzungen werden – ebenso wie die herangezogenen Quellen – im Dokument kenntlich gemacht.