Handbuch zur Kassenführung für die rechtssichere Umsetzung

Handbuch zur Kassenführung

Praxishandbuch für die rechtssichere Umsetzung

Eine ordnungsmäßige Kassenführung ist insbesondere für sog. bargeldintensive Betriebe von zentraler Bedeutung. Werden die Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Außenprüfung als nicht ordnungsmäßig eingeordnet, drohen gravierende Steuernachzahlungen. Auch können in Einzelfällen die Verhängung von Bußgeldern gem. § 379 Abgabenordnung (AO) oder Vorwürfe einer Steuerhinterziehung (§ 370 AO) im Raume stehen. 

Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung steigen seit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 stetig. Steuerpflichtige sehen sich in der Umsetzung zur Einhaltung der Vorgaben einer ständig wachsenden Herausforderung ausgesetzt. Die Finanzverwaltung, die zunehmend Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen bei bargeldintensiven Betrieben durchführt, setzt auf digitale Prüfmethoden und neu eingeführte Prüfungssoftware. Digitale Kassenaufzeichnungen und damit große Datenmengen können in einem ersten Schritt schnell auf ihre Echtheit, Originalität und Vollständigkeit überprüft werden. 

Das kürzlich bereits in der 5. Auflage erschienene Standardwerk richtet sich nicht nur an Steuerberater/-innen sowie deren Mitarbeitende, sondern insbesondere an die Betriebsinhaber/-innen. Das umfassende und auf die Bedürfnisse der Praxis ausgerichtete Handbuch soll die Grundlage bilden, um den Prüfer/-innen der Finanzverwaltung auf Augenhöhe begegnen zu können. 

Eine Vielzahl von Beispielen, Grafiken, Checklisten sowie eine Aufstellung relevanter Urteile sind dabei hilfreiche Tools. Über QR-Codes können zudem weitergehende Informationen (z. B. Gesetzestexte) abgerufen werden. Da die Ausführungen in den Kapiteln in sich abgeschlossen sind, kann sich der Leser gezielt über einzelne Themenbereiche informieren. Das Werk gliedert sich in die folgenden zwölf Kapitel:

• Einführung in die Thematik
• Gesetzliche Grundlagen
• Arten der Kassenführung
• Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE)
• Der Beleg bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems
• Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
• Die Kassen-Nachschau
• Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen
• Kassendaten einfach selbst prüfen
• Tax-Compliance in der Kassenführung
• Die straf- und bußgeldrechtlichen Aspekte bei der Kassenführung
• Folgen einer nicht ordnungsmäßigen Kassenführung

Das Werk gibt den Stand vom 24. November 2025 wieder und ist daher hoch aktuell. Seit der Veröffentlichung der 4. Auflage im Jahr 2023 kam es zu vielen wichtigen Neuerungen im Bereich der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, die es zu beachten gilt. Ein Bereich sind die Anpassungen der Vorschriften und Verwaltungsanweisungen hinsichtlich der Anforderungen des Manipulationsschutzes durch TSEs von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern. Zudem sind in Bezug auf die Kassenführung und die Kassen-Nachschau neue Urteile ergangen, die Eingang in die Neuauflage des Werkes gefunden haben. Hierzu zählt insbesondere das Urteil des BFH zur Richtsatzsammlung (BFH, Urteil vom 18. Juni 2025 – X R 19/21).

Mit der “Live-Schaltung” des elektronischen Mitteilungsverfahrens gem. § 146a Abs. 4 AO zum 1. Januar 2025 ist ein fehlender wichtiger Baustein des Manipulationsschutzes in der Praxis angekommen. In einem gesonderten Kapitel werden nicht nur die Übertragungswege und die Eingaben zur Betriebsstätte, zum elektronischen Aufzeichnungssystem (im nachfolgenden “Kasse”) und zur TSE aufgezeigt. Anschaulich wird zudem beispielhaft dargestellt, wie ein Abruf der mitgeteilten Daten durch die Finanzbehörden aussehen könnte.

Die zunehmende Digitalisierung bringt eine erhebliche Dynamik hinsichtlich der (technischen) Anforderungen an die genutzten Kassen an sich und die Umsetzung der geänderten Rechtslage in den geschäftlichen Prozessen mit sich. Dabei ist die Einführung der elektronischen Rechnung bei inländischen, nicht umsatzsteuerbefreiten B2B-Umsätzen zum 1. Januar 2025 von grundlegender Bedeutung. Bis Ende 2027 bestehen bestimmte Übergangsregelungen und es gibt Ausnahmeregelungen u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250,00 Euro, Umsätze von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG sowie bestimmten umsatzsteuerlichen Leistungen. Im Ergebnis besteht aktuell nur eine Empfangspflicht von E-Rechnungen für inländische Betriebe. Dies sollte aber nicht dazu führen, sich nicht bereits jetzt mit den Neuerungen und deren Auswirkung auseinanderzusetzen. Die Autoren haben daher diesem Thema einen eigenen Abschnitt gewidmet, welcher Ausführungen zum Format der E-Rechnung und der Ausstellungsverpflichtung für E-Rechnungen bei B2B-Geschäften am Point-of Sale ("Kasse") enthält. 

Ein weiterer Bereich in dem ebenfalls Änderungen zu verzeichnen sind, ist u. a. die Verfahrensdokumentation im Bereich der Kassenführung, welche an die Entwicklungen angepasst werden muss. Zu berücksichtigen sind zwei Änderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Zuletzt wurden diese mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 aufgrund der Einführung der E-Rechnung ergänzt. Daraus resultiert z. B. die Herausforderung, die Echtheit der Herkunft und die Unveränderbarkeit des grundsätzlich veränderbaren Datensatzes einer E-Rechnung während der Aufbewahrungsfrist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.

Hilfreich ist auch der Hinweis, dass die Finanzverwaltung aktuell die Jahre 2021 bis 2023 prüft, also die ersten Prüfungszeiträume, für die die Steuerpflichtigen Datenexporte aus ihren “Kassen” für die Prüfer zur Verfügung stellen müssen, die den Anforderungen der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) entsprechen müssen. Können die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben der DSFinV-K zur Verfügung gestellt werden, kommt der Finanzbehörde eine Schätzungsbefugnis nach § 162 Abs. 2 Satz 2 AO zu. Dies gilt auch für die Fälle, in denen die Buchführung bzw. die Aufzeichnungen nach §§ 140 bis 148 AO formal und sachlich richtig sind. Im Kapitel “Datenzugriff der Finanzbehörde im Rahmen von Außenprüfungen” werden umfassende Ausführungen nicht nur zu den rechtlichen Grundlagen, sondern auch zu den einzelnen Datenexporten (DSFinV-K, TAR-Datei, GoBD-Export) und den Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung gemacht. Wie Kassendaten einfach selber geprüft werden können, so dass “unliebsame Überraschungen” im Rahmen von Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen erspart bleiben, zeigen die Autoren nachfolgend auf. Es ist davon auszugehen, dass die Anzahl durchgeführter Kassen-Nachschauen zunehmen werden. Dies zeigt sich nicht nur aufgrund des Berichtes des Bundesrechnungshofes "Verfahren, Möglichkeiten und Wirksamkeit der Kassen-Nachschau nach § 146b AO" aus 2023, sondern auch anhand des vom BMF veröffentlichten Evaluierungsberichtes zum Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung aus November 2025.

Mit Blick auf die Vereinbarungen im Koalitionsvertrag im Bereich der Kassenführung, die die Einführung einer Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100.000 Euro ab 2027, die Abschaffung der Belegausgabepflicht und die schrittweise Einführung einer Akzeptanzpflicht von mindestens einer digitalen Zahlungsmethode vorsehen, ist davon auszugehen, dass sich zukünftig noch mehr Betriebsinhaber mit den hochkomplexen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beim Einsatz von elektronischen Aufzeichnungssystemen ("Kassen") befassen und sich den stetig steigenden Anforderungen an die Umsetzung derselben befassen müssen. Bei der Anschaffung von Kassen gilt es Vieles im Blick zu behalten, damit Neuinvestitionen nicht entwertet werden. Eine Auswahl von Fragestellungen, die bei der Entscheidung für ein geeignetes Kassensystem helfen, geben die Autoren den Lesern bereits im einführenden Kapitel I an die Hand.

Sowohl Teutemacher als auch Krullmann sind in der Finanzverwaltung NRW tätig und befassen sich seit Jahren mit dem Themenkomplex der Kassenführung. Sie geben ihr Wissen in Seminaren weiter und sind Verfasser einer Vielzahl von Fachbeiträgen.

Bibliografie

Handbuch zur Kassenführung
Praxishandbuch für die rechtssichere Umsetzung
5. Auflage 2026
350 Seiten. Gebunden 
Tobias Teutemacher, Patrick Krullmann 
ISBN 978-3-482-65315-5 (gedrucktes Werk)
ISBN 978-3-482-77865-0 (eBook)
NWB Verlag