26.03.2020

Besondere Praxistipps für die Kassenführung zu Zeiten der Corona-Pandemie

Nahaufnahme von Viren grafisch dargestellt.
Foto: AdobeStock/peterschreiber.media

In Zeiten der Corona-Pandemie werden Betriebe mit behördlichen Auflagen konfrontiert, die sich gravierend auf den Betriebsablauf und damit auch auf die Möglichkeit der Erzielung von Einnahmen auswirken. Welche Geschäfte ab welchem Zeitpunkt nicht mehr öffnen durften, ist regional verschieden. Dies gilt ebenso für die Bestimmungen des im Umfang zunehmenden Kontaktverbotes. So ist aktuell nur der Aufenthalt einer festgelegten Anzahl von Kunden im Ladengeschäft erlaubt. In bestimmten Geschäftsbereichen (z. B. Catering) können keinerlei Einnahmen mehr erzielt werden, während das Ladengeschäft noch eingeschränkt betrieben werden kann.

 

Verstärkte Dokumentation

Wird die Kassenbuchführung in einigen Jahren im Rahmen einer Betriebsprüfung hinsichtlich deren Ordnungsmäßigkeit überprüft, könnten sich aufgrund der zuvor geschilderten Sachverhalte „auffällige“ Abweichungen in den von der Finanzverwaltung durchgeführten Analysen ergeben. Daher kommt der Nachvollziehbarkeit der Kassenaufzeichnungen gerade in Zeiten der Corona-Pandemie eine verstärkte besondere Bedeutung zu.

Etwaige „Auffälligkeiten“ könnten durch die Führung eines „Nachweisbuchs für betriebliche Besonderheiten“ entkräftet und somit Nachkalkulationen und Schätzungen verhindert werden. Folgende Ereignisse, "tägliche Besonderheiten", sollten aufgezeichnet werden:

  • Schließtage sowie Sonderöffnungszeiten (z. B. aufgrund geänderter Ladenschlussvorschriften am Sonntag)
  • abweichende Öffnungszeiten aufgrund von Krankheit, Trauer- oder Mitarbeiterausfällen
  • Überhang von Kartenzahlungen im Vergleich zu Bargeldzahlungen (z. B. wenn zum Schutz der Mitarbeiter ab einem bestimmten Zeitpunkt nur Kartenzahlungen akzeptiert werden)
  • Lieferengpässe (Dokumentation der betroffenen Waren bzw. Warengruppen)
  • Schwund und verderbliche Waren (z. B. vergeblicher Wareneinkauf bei Catering)
  • Sachspenden


Sind besonders umsatzschwache Tage oder umsatzstarke Tage zu verzeichnen, die auf einen besonderen (Corona-bedingten) Umstand (z. B. eingeschränkte Kundenerreichbarkeit) zurückzuführen sind, sollten diese Umstände ebenfalls dokumentiert werden.

Weiterhin ist die Verpflichtung zu einer täglichen Erfassung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (§ 146 AO Abs. 1 Satz 1 AO) zu beachten. Sollten an einem Tag, an dem der Betrieb geöffnet hat, keine Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu verzeichnen sein, sind im Kassenbuch dennoch der Anfangs- und der Endbestand der Kasse zu dokumentieren. Ferner sollte, wie vorstehend empfohlen, eine Dokumentation in einem „Nachweisbuch für betriebliche Besonderheiten“ erfolgen.