Videokonferenzen beim ZDH

Sehr geehrte Damen und Herren,

willkommen auf der ZDH-Hilfeseite für Audio- und Videokonferenzen. Der ZDH setzt für die Durchführung von Audio- und Videokonferenzen Microsoft Teams ein. Um Sie bei der Nutzung dieser Software zu unterstützen, finden Sie im Folgenden praktische Tipps, Bedienungsanleitungen für Nutzerinnen und Nutzer sowie technische Dokumente für IT-Verantwortliche.

Praktische Tipps

• Nutzen Sie für Ihre Teilnahme an der Microsoft Teams-Besprechung am besten einen Computer mit LAN-Verbindung (statt W-LAN).
• Schließen Sie vor dem Start der Microsoft Teams-Besprechung Ihr Headset und Ihre Webcam an.
• Bitte wählen Sie sich möglichst 15 Minuten vor Beginn der Microsoft Teams-Besprechung ein, damit für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein pünktlicher Beginn gewährleistet ist.
• Schalten Sie während der Microsoft Teams-Besprechung Ihr eigenes Mikrofon auf „stumm“, wenn Sie gerade keinen eigenen Wortbeitrag einbringen. Dies hilft störende Nebengeräusche zu vermeiden.

1. Einführung

Nachfolgend wird erklärt, wie Sie sich telefonisch in eine Microsoft Teams-Besprechung einwählen.

Eine Nutzung der Telefoneinwahl ist immer dann sinnvoll, wenn Sie über keine Internet-Verbindung verfügen oder keine zuverlässige Internet-Verbindung gewährleisten können.

Diese Anleitung geht davon aus, dass Sie einen Einladungslink zu einer Teams-Besprechung mit Telefoneinwahldaten erhalten haben und nicht selbst der Organisator des Termins sind. Die Telefoneinwahl steht nur dann zur Verfügung, wenn der Organisator über die dafür erforderliche Lizenz verfügt. Bitte sprechen Sie den Organisator ggf. an, wenn dies nicht der Fall ist.

Neben der Teilnahme per Telefoneinwahl, bei der Sie nur akustisch an der Konferenz teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, sich per Microsoft Teams-App oder über die Nutzung der Browser Microsoft Edge bzw. Google Chrome zuzuschalten. Die Nutzung der Teams-App ist empfohlen, u. a. auch deshalb, weil nur bei der Nutzung der App eine Freigabe des Bildschirms (Screensharing) möglich ist.

2. Praktische Durchführung

2.1 Empfehlungen

Bitte schalten Sie andere Geräte, wie z. B. Mobiltelefon, während einer Telefoneinwahl auf stumm um Störungen, für die anderen Teilnehmer zu verhindern.

2.2 Öffnen der Einladung

Bitte öffnen Sie den Outlook-Termin mit den Einwahldaten (Telefonnummer, Konferenz-ID).

2.3 Telefoneinwahl

Über die angegebene Telefonnummer und Konferenz-ID können Sie sich in eine Teams-Besprechung einwählen. Nach Eingeben der Einwahlnummer, werden Sie aufgefordert, die Konferenz-ID einzugeben und anschließend die Raute-Taste (#) zudrücken. Falls Sie Konferenz-ID eingeben, werden Sie gefragt, welche Sprache Sie sprechen. Nach der Auswahl Ihrer Sprache, werden Sie wieder aufgefordert, die Konferenz-ID einzugeben und anschließend die Raute-Taste (#) zudrücken.

2.4 Bedienung der Telefonkonferenz

Evtl. hat der Organisator der Teams-Besprechung Sie als Teilnehmer stumm geschaltet, um Störungen während der Besprechung zu vermeiden. Das wird Ihnen über die Telefonstimme auch mitgeteilt. Wenn Sie sich dann während der Konferenz zu Wort melden möchten, können nur Sie selbst sich dafür freischalten (die Stummschaltung abschalten):

Über die Wähltastatur sind folgende Tastenkombinationen mit Sterntaste und Zahl möglich:

• Sterntaste + 6 Einschalten UND Ausschalten der Stummschaltung (selbe Tastenkombination)
• Sterntaste + 1 Wiedergabe der verfügbaren Wähltastatur/Befehle (Art Menü)