E-Rechnung für Betriebe noch mehr Aufwand statt Entlastung

Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich stellt viele Handwerksbetriebe weiter vor erhebliche Herausforderungen, wie eine aktuelle bundesweite ZDH-Umfrage unter knapp 2000 Handwerksbetrieben ergeben hat. Obwohl der Empfang seit Anfang 2025 verpflichtend ist, bleibt die Umsetzung in der Praxis deutlich hinter den Erwartungen zurück. Schnelle Nachbesserungen sind jetzt erforderlich, damit der Nutzen dieser Digitalisierungsoffensive in der Breite des Handwerks erkennbar wird.

“Die Umfrageergebnisse zeigen sehr deutlich, dass die E-Rechnung in den Betrieben noch nicht dort angekommen ist, wo sie politisch bereits verortet wird. Statt spürbarer Entlastung erleben viele Handwerksbetriebe aktuell vor allem mehr Aufwand, zusätzliche Kosten und technische Hemmnisse. Gerade kleine und mittlere Betriebe stoßen bei der Umsetzung an ihre Grenzen, und zwar nicht wegen mangelnder Bereitschaft der Betriebe, sondern wegen technischer Hürden, auf die die Betriebe keinen Einfluss haben”, betont Holger Schwannecke, Generalsekretär des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH).

Im Jahr 2025 erhielten die Befragten durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen, von denen jedoch nur etwa die Hälfte als E-Rechnungen vorlagen. Gleichzeitig stellt bislang lediglich gut ein Drittel der Betriebe selbst E-Rechnungen aus. Viele Betriebe arbeiten somit weiterhin parallel mit digitalen und klassischen Formaten und folglich mit entsprechend doppelten Prozessen.

Diese Doppelstrukturen verstärken den wahrgenommenen Mehraufwand erheblich. Rund die Hälfte der Betriebe empfindet sowohl den Empfang als auch die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen als aufwendiger als bei herkömmlichen pdf-Rechnungen. Entsprechend fällt der wahrgenommene Nutzen aktuell gering aus.

Die Ursachen für die erheblichen Startschwierigkeiten liegen vor allem in nicht validierbaren Eingangsrechnungen, Problemen beim Auslesen der Rechnungsangaben sowie Abweichungen zwischen Rechnungsdatensatz und lesbarer pdf-Datei bei hybriden Rechnungen. Hinzu kommen finanzielle Belastungen: Die einmaligen Einführungskosten liegen im Durchschnitt bei knapp 3.000 Euro, ergänzt durch laufende jährliche Kosten für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung. Auch die Prozesse selbst sind bislang wenig effizient. Die Verarbeitung erfolgt überwiegend manuell, während durchgängig automatisierte Abläufe die Ausnahme bleiben.

“Ohne einheitliche Vorgaben für die Nutzung der E-Rechnungsfelder, ein allgemeingültiges staatliches Validierungstool und gezielte Unterstützung wird die E-Rechnung ihr eigentliches Potenzial – nämlich effizientere und automatisierte Prozesse – kurzfristig nicht entfalten können”, betont Schwannecke. “Jetzt kommt es darauf an, die Bedingungen nachzuschärfen und die Betriebe auf diesem Weg besser zu begleiten. Die Politik muss ihren Teil der Aufgaben erledigen, damit die Startschwierigkeiten beseitigt werden. Eine überstürzte Scharfstellung der vollständigen E-Rechnungspflicht, für die nach EU-Vorgaben noch Zeit bis 2030 bleibt, ist die schlechteste aller Lösungen, weil auch die technischen Vorgaben der EU noch gar nicht vollständig vorliegen.”

Denn auch beim zeitlichen Horizont zeigt sich Zurückhaltung: Knapp die Hälfte der Betriebe, die bislang keine E-Rechnungen ausstellen, plant die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027. Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass die E-Rechnung zwar als wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung bewertet, aktuell jedoch noch vielfach als zusätzliche Belastung wahrgenommen wird. Für den weiteren Erfolg werden daher praxistaugliche und rechtssichere Lösungen, einheitliche Vorgaben für E-Rechnungssoftware und gezielte Unterstützungsangebote insbesondere für kleine und mittlere Betriebe entscheidend sein.