Kassenaufrüstung mit einer Cloud-TSE

Am 31. März 2021 lief die Frist der sog. Nichtbeanstandungsregelungen aus, nach denen eine fehlende Aufrüstung der Kassen nicht von der Finanzverwaltung beanstandet wurde. Betriebe, die eine Aufrüstung nicht umsetzen konnten, müssen nun aktiv werden.

Was ist der Grund für die Aufrüstungsverpflichtung von Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung?

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (sog. Kassengesetz) wurde der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zum Schutz der Kassenaufzeichnungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2020 eingeführt. Die Aufrüstung von Kassen (§ 146a Abgabenordnung i.V.m. § 1 Kassensicherungsverordnung) kann zum einen mit Hilfe einer hardwarebasierten TSE erfolgen oder mit einer cloudbasierten TSE.

Weshalb müssen Erleichterungen bei der Kassenaufrüstung mit einer Cloud-TSE beantragt werden?

Derzeit besteht in der Praxis ein Problem für die Unternehmen, die nicht auf eine hardwarebasierte Sicherung setzen, sondern sich für eine cloudbasierte TSE-Lösung entschieden haben. In den Fällen, in denen die von den Bundesländern veröffentlichten Nichtbeanstandungsregelungen zur Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme mit einer TSE in Anspruch genommen werden, musste eine cloudbasierte TSE bis spätestens zum 31. März 2021 implementiert und die Anforderungen an den Schutz der Anwenderumgebung umgesetzt werden (vgl. Aufstellung über die Nichtbeanstandungsregelungen der 15 Bundesländer). Vielfach wird es den Unternehmen nicht möglich gewesen sein, diese Vorgaben fristgerecht umzusetzen. Dies liegt zum einen an einem späten Abschluss von Zertifizierungsverfahren bzw. noch ausstehenden Beendigungen der Zertifizierungsverfahren von Cloud-TSE-Lösungen der Anbieter (z. B. fiskaly und A-Trust). Zum anderen hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Vorgaben zum Schutz der Anwenderumgebung aufgestellt, die von den Betrieben nur unter erheblichen Schwierigkeiten umzusetzen sind.

Was ist zu tun, wenn die Frist des 31. März 2021 zur Aufrüstung mit einer TSE nicht eingehalten werden konnte?

Die Finanzbehörden können gem. § 148 AO bestimmte Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Dieses gilt auch hinsichtlich einer Verlängerung der Frist über den 31. März 2021 hinaus zur Implementierung einer zertifizierten Cloud-TSE und der Umsetzung der Anforderungen an die Betriebsumgebung der Cloud-TSE.

Betroffene Unternehmen sollten daher in Absprache mit ihrem steuerlichen Berater umgehend einen Antrag nach § 148 Abgabenordnung (AO) zur Verlängerung der Frist bei ihrem Finanzamt stellen. Der Betrieb einer ungeschützten Kasse wäre ansonsten nach diesem Zeitpunkt nicht rechtmäßig und es drohen empfindliche Schätzungen sowie die Einleitung eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens.
Betriebe müssen in einem entsprechenden Antrag individuell und substantiiert darlegen, warum im konkreten Einzelfall eine zeitgerechte Implementierung nicht möglich ist und eine unbillige sachliche Härte gegeben ist. Dem Antrag sind ggf. weitere Unterlagen des Cloud-TSE-Anbieters beizufügen oder entsprechende leicht recherchierbare Fundstellen anzugeben.

Aufgrund bisher fehlender entsprechender Äußerungen der Finanzverwaltung sieht der ZDH derzeit keinen anderen Weg, um den Betrieben die notwendige Rechtssicherheit zu ermöglichen.

Wo finde ich eine Hilfestellung?

Der ZDH hat mit Unterstützung der Anbieter von Cloud-TSEs eine Praxishilfe für die Betriebe erstellt, um diese bei einer Antragstellung nach § 148 AO auf eine weitergehende Erleichterung bei der Aufrüstung mit einer Cloud-TSE-Lösung bei dem zuständigen Finanzamt zu unterstützen. Die Ausarbeitung kann sowohl in den Fällen verwendet werden, in denen eine fristgerechte Implementierung einer Cloud-TSE nicht innerhalb der Frist möglich ist, als auch in Fällen, in denen lediglich eine Umsetzung der Anforderungen an die Anwenderumgebung nicht bis zum 31. März 2021 erfolgen kann.

Die Praxishilfe gibt wertvolle Hinweise für eine Begründung des Antrags, jedoch muss ein solcher an den individuellen Einzelfall angepasst werden. Die Betriebe sollten sich daher hierzu dringend zeitnah an ihren Steuerberater und an ihren Anbieter der jeweiligen Cloud-TSE bzw. an ihren Kassenfachhändler wenden.