Bitkom: GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-System

Der Bitkom e. V. hat kürzlich einen umfassend aktualisierten Leitfaden „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ veröffentlicht.

Hintergrund

Gemäß § 147 Abs. 2 AO können Unterlagen grundsätzlich auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) definierten Grundsätze (Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit) müssen bei der Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten beachtet werden. Eine Ablage in einem üblichen Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten. In der Praxis kommen daher regelmäßig Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zum Einsatz. Auch hierbei gilt es, die Vorgaben der GoBD zu beachten.

Ausgehend von den Anforderungen der GoBD stellt die Checkliste die sich daraus konkret ergebenden Anforderungen für ein DMS dar und gibt diverse Hilfestellungen, was es bei der Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT konkret zu beachten gilt. Dabei werden u. a. Besonderheiten von einzelnen DMS‑Prozessen, wie z. B. Scanning, E‑Mail-Archivierung, Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, aufgezeigt. Abgerundet wird die Ausarbeitung durch wertvolle Hinweise für die Erstellung einer DMS-Verfahrensdokumentation.

Quelle: Bitkom e. V.

Der Leitfaden steht zum kostenfreien Download auf der Internetseite von Bitkom e. V. bereit.

Hinweis: Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt die Betriebe vor große Herausforderungen, die diese nur zusammen mit Ihrem Steuerberater meistern können. Daher ist dieser aktualisierte Leitfaden eine weitere wichtige Hilfestellung auch für die Betriebe.