Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen

Hintergrund

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten in der am 28. November 2019 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlichten überarbeiteten Fassung erstmals Aussagen zum mobilen Scannen.  

Die Finanzverwaltung fordert in den GoBD für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von steuerpflichtigen Unternehmen. Eine Verfahrensdokumentation muss auch Ausführungen zur geordneten und sicheren Belegablage oder die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente enthalten. Werden Belege mit einem Smartphone abfotografiert und in der Cloud gespeichert, sind neue Anforderungen zu beachten und die Verfahrensdokumentation entsprechend anzupassen.  

Die aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation berücksichtigt die Vorgaben zum mobilen Scannen und zeigt u. a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung auf.  

Die Muster-Verfahrensdokumentation ist unter diesem Link abrufbar.

Daniela Jope