30.11.2015

Lohnsteuer – BMF-Schreiben zur Kürzung der Verpflegungspauschale in besonderen Fällen

Mit Schreiben vom 5. November 2015 hat das Bundesministerium der Finanzen zur Kürzung der Verpflegungspauschale bei Auswärtstätigkeiten in besonderen Fällen Stellung genommen. Hintergrund ist, dass in bestimmten Fällen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, diese aber dann nicht vom Arbeitnehmer eingenommen werden kann.

Vorbemerkung:
Die Verpflegungsmehraufwendungen eines Arbeitnehmers anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden. Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung und trägt er hierfür die Kosten, ist im Regelfall davon auszugehen, dass dies zur Verpflegung des Arbeitnehmers erfolgt. Aus diesem Grund wurde die typisierende Kürzung der Verpflegungspauschale als Grundfall im Gesetz angelegt.

In der Praxis Fälle tauchen jedoch Fälle auf, in denen eine arbeitgeberveranlasste Mahlzeit vorliegt, der Arbeitnehmer diese aus verschiedensten Gründen aber nicht einnimmt.
Der ZDH hatte sich daher gemeinsam mit den anderen Spitzenverbänden der deutschen gewerblichen Wirtschaft an das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gewandt und darum gebeten, zur Kürzung der Verpflegungspauschale in besonderen Fällen Stellung nehmen.

BMF-Schreiben:
Mit Schreiben vom 5. November 2015 hat das BMF hierzu ausgeführt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit im Rahmen der 60 Euro-Grenze zur Verfügung stellen kann. Voraussetzung ist, dass eine arbeitsrechtliche Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber erfolgt. Die Verpflegungspauschale ist in diesem Fall trotzdem zu kürzen.

Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine „Kürzung der Kürzung“ in Betracht.

Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bei seiner Einkommensteuerveranlagung durch die Vorlage von Belegen für eine anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit auf eigene Veranlassung eingenommene Verpflegung ist nach Ansicht der Finanzverwaltung ausgeschlossen.

Beispiel 1:
Arbeitnehmer A verschläft auf dem vom Arbeitgeber gebuchten Flug das Frühstück. Nach seiner Ankunft nimmt er ein Frühstück zum Preis von 16,00 Euro im Flughafenrestaurant ein. Er reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein und erhält die Kosten in voller Höhe erstattet. Damit wird auch das zweite Frühstück vom Arbeitgeber gestellt.

Die Verpflegungspauschale vom Anreisetag (12,00 Euro) ist für das gestelltes Frühstück um 4,80 Euro zu kürzen. Es verbleibt eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 7,20 Euro.

Abwandlung 1:
A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun allerdings für das zweite Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 6,00 Euro. Der Arbeitgeber verrechnet die Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt und erstattet den übersteigenden Betrag von 10,00 Euro.

Die Verpflegungspauschale vom Anreisetag (12,00 Euro) wird um 4,80 Euro gekürzt. Die Kürzung wird wiederum gekürzt bzw. rückgängig gemacht um 6,00 Euro, so dass eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12,00 Euro gezahlt werden kann.

Abwandlung 2:
A reicht die Frühstücksrechnung beim Arbeitgeber ein, der verlangt nun für das zweite Frühstück von A ein Entgelt in Höhe von 16,00 Euro. Der Arbeitgeber verrechnet die Kostenerstattung für das zweite Frühstück mit dem geforderten Entgelt in gleicher Höhe.

Die Pauschale vom Anreisetag (12,00 Euro) wird zunächst gekürzt für das gestellte Frühstück um 4,80 Euro. Die Kürzung wird wiederum gekürzt um 16,00 Euro. Es verbleibt eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 12,00 Euro.

Beispiel 2:
Der Arbeitnehmer A nimmt an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten eintägigen Fortbildungsveranstaltung von mehr als 8 Stunden Dauer teil. In der Tagungsgebühr ist ein Mittagessen zum Preis von 30,00 Euro enthalten. Der Arbeitnehmer A verzichtet auf die Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem nahe gelegenen Restaurant eine Mahlzeit zum Preis von 25,00 Euro ein, die ihm von seinem Arbeitgeber gegen Einreichung der Rechnung vollständig erstattet wird.

Die Verpflegungspauschale von 12,00 Euro wird für das gestellte Mittagessen (zum Preis von insgesamt 55,00 Euro) um 9,60 Euro gekürzt. Es verbleibt eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 2,40 Euro.

Abwandlung:
Der Preis der im Restaurant eingenommenen Mahlzeit beträgt 35,00 Euro, die der Arbeitgeber in voller Höhe gegen Einreichung der Rechnung übernimmt.

Die Verpflegungspauschale von 12,00 Euro wird nicht gekürzt, da der Preis für die gestellten Mittagessen (30,00 Euro + 35,00 Euro) insgesamt 60,00 Euro übersteigt.

Luisa Luft