05.01.2018

Abgabenordnung - Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung

Hintergrund:
In der Unternehmenspraxis werden häufig EC-Kartenumsätze in der Buchführung dergestalt gebucht, dass die täglichen Umsätze insgesamt, d.h. inklusive der bargeldlosen Geschäftsvorfälle (EC-Kartenzahlung), in der Tageslosung erfasst werden. Dabei werden die EC-Kartenzahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder aus dem Kassenbuch ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag der Umsätze entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

Ob die Zahlungen mit EC- oder Kreditkarten im Kassenbuch aufgezeichnet werden dürfen, ist in letzter Zeit streitig in der Literatur diskutiert worden (vgl. Teutemacher, BBK 16/2015 S. 768, der wegen einer eingeschränkten Kassensturzfähigkeit das Vorliegen eines gravierenden formellen Mangels bejaht; anders Bellinger, BBK 8/2017 S. 369 f.). Auch im Rahmen von Betriebsprüfungen soll es häufiger aufgrund der Annahme eines formellen Mangels in der Kassenbuchführung zu Hinzuschätzungen gekommen sein. Der DStV hatte in einem Schreiben an das BMF die Anerkennung dieser langjährigen kaufmännischen Übung gefordert.

Das BMF hat zu der Buchung von EC-Kartenumsätzen in der Kassenführung seine mit den Ländern abgestimmte Rechtsauffassung wie folgt dargelegt: „In der Regel sind bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt zu verbuchen (Tz. 55 des BMF-Schreibens vom 14. November 2014 – IV A 4 – S 0316/13/10003 – zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD). Im Kassenbuch sind nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Die steuerrechtliche Würdigung hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.“

Hinweis:
Um Diskussionen mit der Finanzverwaltung in der Betriebsprüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich die unbaren und baren Geschäftsvorfälle buchhalterisch zu trennen. Da das BMF die steuerrechtliche Würdigung von den Umständen des Einzelfalls abhängig macht, wäre eine abweichende Beurteilung grundsätzlich möglich. Unbedingt sollten dann eindeutige Regelungen und die genaue Beschreibung der Abläufe der Erfassung der bargeldlosen Zahlungen in der Verfahrensdokumentation aufgenommen werden. Hierdurch wären eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Vorgehens sowie eine genügende Kennzeichnung gewährleistet, so dass es an einem gravierenden formellen Mangel fehlen dürfte.

Daniela Jope