Sicher elektronisch unterschreiben - die qualifizierte elektronsiche Signatur

Weit über 90 Prozent aller Handwerksbetriebe nutzen bereits heute das Internet für ihre Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Behörden. Neben einfachen E-Mails oder Geschäftsbriefen werden in zunehmendem Maße auch Rechnungen, Verträge oder Steueranmeldungen über das Internet versendet.

Bei wichtigen Botschaften wird bisher meist noch auf Papier zurückgegriffen. Dafür waren vor allem zwei Gründe maßgeblich: Sicherheitsprobleme durch Datenmissbrauch und die fehlende Rechtsgültigkeit und Rechtsverbindlichkeit.

Dabei gibt es eine einfache Lösung, welche die Risiken der elektronischen Kommunikation ausschaltet: Unterschreiben Sie einfach elektronisch mit Hilfe einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur. Diese Signatur ist rechtlich gleichzusetzen mit der handschriftlichen Unterschrift und eignet sich somit für viele wichtige und sensible Geschäftsprozesse.

Benutzt wird dazu eine Chipkarte mit Personenzertifikat, die von einem vertrauenswürdigen Trustcenter so ausgestattet wird, dass Dokumente und E-Mails rechtsverbindlich signiert und verschlüsselt werden können.

Einsatzmöglichkeiten im Handwerksbetrieb

Schon heute erleichtert die qualifizierte elektronische Signatur in vielen Betrieben den Alltag erheblich. Durch den konsequenten Einsatz der neuen Technik werden Arbeitsabläufe schneller, einfacher und sicherer – ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Die wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten für eine elektronische rechtsverbindliche Unterschrift sind:

• elektronische Rechnungslegung nach den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes
• Teilnahme an eVergabe bei verschiedenen Ausschreibungs- Plattformen
• Einleitung von Mahnverfahren über das Internet
• Kommunikation mit Ämtern, Behörden und Gerichten über das EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)
• Elektronische Nachweisführung im Abfallbereich (eANV)
• ELSTER (Elektronische Steuererklärung)
• elektronische Patentanmeldungen 
• sicherer und vertraulicher Online-Datenversand mit Geschäftspartnern weltweit

Zum Einsatz kommt die qualifizierte elektronische Signatur immer beim Austausch wichtiger Dokumente, die der Absender vor dem unberechtigten Zugriff Dritter schützen möchte.

Wie funktioniert die „elektronische" Unterschrift?

Die elektronische Signatur ist nicht zu vergleichen mit einer eingescannten Unterschrift. Diese „Bild-Unterschrift" ist nicht rechtsgültig im Geschäftsverkehr. Die qualifizierte elektronische Signatur darf in Deutschland nur von vertrauenswürdig eingestuften Zertifizierungsdiensteanbietern (Trustcentern), wie z. B. von S-TRUST, dem Trustcenter des Deutschen Sparkassenverlags, ausgegeben werden.

Eine Signaturkarte ist mit einem Personalausweis für die Online- Kommunikation vergleichbar. Die damit erzeugte elektronische Signatur ist so einzigartig und rechtsgültig wie eine eigenhändige Unterschrift.

Damit kann man nicht nur seinem Gegenüber die eigene Identität zweifelsfrei beweisen, der Empfänger erhält auch einen Hinweis auf die Unversehrtheit des unterzeichneten Dokuments. Denn wird der Inhalt eines elektronisch signierten Dokuments nachträglich verändert, so bleibt das beim Empfänger nicht unbemerkt.

Eine elektronische Signatur erfordert keine hoch komplizierte technische Ausrüstung und braucht zum Einsatz keinen ITSpezialisten. Die Signaturkarte ist so einfach zu nutzen wie eine EC-Karte am Geldautomaten und hat auch dasselbe Format. Der Nutzer steckt die Signaturkarte in den Chipkartenleser, startet die Signiersoftware, wählt das zu unterschreibende Dokument aus, gibt die PIN (Persönliche Identifikationsnummer) am Chipkartenleser ein und schon ist das Dokument rechtsverbindlich unterschrieben.  Mehr technische Details...