[22.07.2014]

Abgabenordnung - Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

Das Bayerische Landesamt für Steuern (LfSt Bayern) hat sich mit Verfügung vom 28.7.2014 (S 0317.1.1-3/1 St42) zu der Aufbewahrung und Archivierung eines elektronischen Kontoauszugs im Onlinebanking-Verfahren geäußert. 

Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das sog. Homebanking- oder Onlinebanking-Verfahren und wollen auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten. 

Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Lediglich mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige den nach § 147 AO bestehenden Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt. 

Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs ist es daher erforderlich, diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens vom 7.11.1995 (BStBl 1995 I S. 738). Dabei sind sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum o.g. BMF-Schreiben veröffentlicht sind, Die GoBS setzen u.a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht bzw. nachvollziehbar verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung lediglich einer Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Dateiformat eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich wäre. 

Vermehrt bieten Kreditinstitute weitere Alternativen, mit deren Hilfe die GoB/GoBS eingehalten werden können, zur Aufbewahrung an. Dies kann beispielsweise durch die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs geschehen. Auch die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO stellt eine denkbare Lösung dar. Auch die Übersendung und Aufbewahrung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform kann akzeptiert werden. 

Häufig weisen Kreditinstitute in ihren Geschäftsbedingungen zum Onlinebanking ihre Kunden darauf hin, die Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs sei mit dem zuständigen Finanzamt abzuklären. die Beachtung der GoB/GoBS liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerbürgers. 

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerbürger i.S. des § 147a AO, für die obigen Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweismittel im Besteuerungsverfahren vgl. Karte 1 zu § 97 AO. 

 

Daniela Jope