Beratungsprozesse

Der Ablauf einer Beratung variiert in den Beratungsstellen durch die Art und Weise, wie jeweils die Handwerkskammer oder der Verband die Betriebsberatung organisiert. In der Regel läuft eine Beratung wie folgt ab, wobei auf eine Unter­scheidung zwischen einer technischen oder betriebswirtschaftlichen Beratung verzichtet werden kann:

Im Gegensatz zur freiberuflichen Betriebsberatung, bei der durch Werbung und Akquiseaktivitäten ein Mandant gefunden werden muss, wendet sich bei der or­ganisationseigenen Beratung der Unternehmer oder Existenzgründer von sich aus an die Beratungsstelle.

Besonderes Merkmal einer "typischen" Beratung ist, dass das zu Grunde liegende Problem im Prinzip unbekannt und unbenannt ist. Bekannt sind dem Handwerker lediglich die Auswirkungen des Problems. Damit sind aber auch Umfang und Ausmaß der Bearbeitung und Lösung des Problems häufig nicht oder nur schwer erkennbar. Auch eine realistische Kalkulation der zu erbringenden Leistungen ist vorab nicht möglich, der wirtschaftliche Nutzen für den Ratsuchenden nicht messbar. Gerade die im Handwerk typischen Klein- und Kleinstbetriebe scheuen - teilweise zu ihrem eigenen Schaden - notwendige, aber in der Höhe nicht bezifferbare Investitionen in ihre wirtschaftliche Zukunft. Ande­rerseits sind Beratungen für das Klientel des Handwerks für private Berater unatt­raktiv und uninteressant, weil die hierbei entstehenden Kosten nur über umfang­reiche Folgeberatungen (die wiederum für Kleinbetriebe nicht bezahlbar sind) wieder eingebracht werden könnten. Derartige Fragen, Themen und Probleme können daher auch nur im Rahmen des Prinzips der "Solidargemeinschaft" bear­beitet werden.

Anlass für die Beratungs- oder Informationsanfrage ist häufig ein scheinbar sin­guläres Problem. Im Rahmen der Lösungsfindung werden jedoch weitere - nicht selten gegenüber dem ursprünglichen Problem gravierendere - Schwachstellen erkennbar, die ebenfalls vom Berater - oder einem seiner Kollegen mit der ent­sprechenden fachlichen Spezialisierung - behandelt werden müssen.

Der erste Kontakt mit der Beratungsstelle erfolgt entweder mit einem Sekretari­atsmitarbeiter oder unmittelbar mit einem Betriebsberater. Soweit die Anfrage ein persönliches Gespräch erfordert, wird (in der Regel kurzfristig) ein Termin entwe­der am Sitz des Beraters oder im Betrieb vereinbart. Im persönlichen Beratungs­gespräch werden die für die Problemstellung relevanten Bereiche des Unterneh­mens analysiert und ggf. Maßnahmen dem Unternehmer vorgeschlagen. Nicht selten folgen diesem ersten Termin weitere Gespräche (ca. 40 % der Fälle).

Kennzeichnend für die Beratungsleistungen der Handwerksorganisationen ist die Konzentration auf Kurzzeitberatungen im Gegensatz zu den typischen Mehrtagesberatungen von Freiberuflern sowie die häufig anzutreffende Beschränkung auf die Aufschließungsberatung, wobei der eigentliche Beratungsprozess anderen überlassen wird. Die besondere Funktion der Aufschließungsberatung drückt sich dadurch aus, dass dem Handwerker durch den Berater eine Problemanalyse mit anschließender Darstellung der Lösungswege angeboten werden kann. Dabei gibt es für die Problemlösung nicht nur die Möglichkeit der weiterführenden Beratung in der Handwerksorganisation, sondern auch die Vermittlung an freiberufliche Be­ratungsinstitutionen einschließlich Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschafts­prüfer. Der organisationseigene Berater übernimmt im Sinne der Hilfe zur Selbst­hilfe die Funktion der Anlauf- und Koordinationsstelle, die den Beratungsprozess zum Zwecke der Qualitätssicherung moderiert und überwacht.

Die durchschnittliche freiberufliche Beratungsdauer beträgt ungefähr sechs Tage und ist damit rund zehnmal so hoch wie bei den Kammerberatungen. Dieser deut­liche Unterschied ist Ausdruck einer klaren Abgrenzung zwischen beiden Bera­tungssegmenten, durch die im Übrigen auch eine Konkurrenzsituation vermieden wird. Sie bietet vielmehr häufig die Möglichkeit, die freiberufliche Beratung kom­plementär zu der Kammerberatung durchzuführen. Weil die Kammerberatungen bei Marktpreisen nicht oder zu wenig nachgefragt werden, obwohl eine höhere Nachfrage gesellschaftlich wünschenswert wäre, handelt es sich hierbei um ty­pisch meritorische Güter, die konsequenterweise auch durch die öffentliche Hand bezuschusst werden.

Bei den Beratungen für bestehende Betriebe variiert die Intensität und Dauer in Abhängigkeit vom Beratungsthema und der Dringlichkeit. Häufig werden lediglich informationsorientierte Ratschläge erbeten, die in aller Regel in wenigen Stunden erteilt werden können. Krisenberatungen sind demgegenüber tendenziell die auf­wendigsten Beratungen, in denen auch zeitintensive Gespräche mit Hausbanken und Geschäftspartner durch den Berater geführt werden müssen (häufig unter Einschaltung weiterer Kollegen mit anderen Spezialisierungen und/oder der Rechtsabteilung). Auch Übergabeberatungen gelten als aufwändig, da neben be­triebswirtschaftlichen und betriebstechnischen Problemen auch wertgutachterliche und rechtliche (Arbeits-, Steuer- und Erbschaftsrecht) Fragestellungen anfallen. Dagegen bedingt eine Vielzahl von Routinethemen, wie z.B. Beratungen zu Er­weiterungsinvestitionen oder Marketingkonzepten, einen vergleichsweise gerin­gen Zeitaufwand.

Bei Existenzgründungen sind viele Handwerksorganisationen dazu übergegan­gen, eine individuelle Beratung erst nach dem Besuch von Existenzgründungs­seminaren bzw. Gruppenberatungsveranstaltungen anzubieten. Dies gilt insbe­sondere für die weniger qualifizierten Gründer (z.B. „Ich-AG-Gründungen“). Ziel­setzung ist es, die allgemeinen Informationen zur Gründung (Basiswissen zur Rechtsformwahl, Finanzierung, Erstellung eines Business-Plans) mehreren Inte­ressenten gleichzeitig bereits im Vorfeld zu vermitteln, um dadurch Zeit für die individuellen, dann aber auch konkreten Gründungsberatungen zu gewinnen. Da­bei wird auch die „Ernsthaftigkeit“ des Gründers geprüft, in dem die Erledigung von „Hausarbeiten“ (Erstellung eines umfassenden Gründungskonzepts) zur Vor­aussetzung für das individuelle Beratungsgespräch gemacht wird.  

Häufig erfolgt die Information und Beratung von Existenzgründern in Zusammen­arbeit mit unabhängigen, teils überregionalen Institutionen wie den Agenturen für Arbeit, Behörden, Ministerien, Versicherungen und Kreditinstituten im Rahmen von Existenzgründertagen o.ä. 

Der organisationseigene Gründungsberater zeichnet sich dadurch aus, dass er nicht nur Gründungsvorhaben beratend unterstützt, sondern einem Gründer beim Fehlen der wesentlichen persönlichen, fachlichen oder finanziellen Voraussetzun­gen für einen erfolgreichen Start in die Selbständigkeit auch von dem Vorhaben abrät bzw. ihn zur Ergreifung von Weiterbildungsmaßnahmen vor der eigentlichen Gründung ermuntert, wenn erhebliche Defizite in der Qualifikation des Gründers festgestellt wurden. Aufgrund der Erfahrung der Betriebsberater kann die persönliche Eignung des Gründers eingeschätzt und eine entsprechende Empfehlung ausgesprochen werden. In einigen Organisationen werden zusätzlich psychologische Persönlichkeitstests mit den Gründern durchgeführt, um ihm überzeugend darlegen zu können, dass er konkrete Schwächen hat, die möglicherweise durch die Hinzuziehung eines Partners, der gerade auf diesen Gebieten Stärken hat, ausgeglichen werden können.  

Zum Abschluss der Beratungen werden den Betrieben und Gründern Maßnahmen- und Umsetzungsvorschläge unterbreitet sowie die für die unternehmerischen Entscheidungen relevanten Informationen zu Verfügung gestellt.  

Zumindest die geförderten Beratungen werden grundsätzlich mit einem Beratungsbericht abgeschlossen. Für nicht geförderte Beratungen gilt dies in der Regel nur, wenn ein Bericht für den Betrieb von tatsächlichem Nutzen ist. Dabei handelt sich häufig lediglich um die im Rahmen der Beratung erstellten Berechnungen, die als Grundlage für weitere Überlegungen dienen sollen. Eine ausführliche Protokollierung der Beratung wird im Gegensatz zur freiberuflichen Beratung von den Unternehmen nicht erwartet.